Missverständnisse der
GDPdU, Autor:
Bernhard Zöller
Es gibt sehr viele gute Gründe für ein DMS. Die neue AO gehört u.E.
nicht unbedingt dazu, weil die Argumente, die häufig dargestellt werden
nicht zwingend sind und der Anwender eine Fülle von zeitlichen und
funktionalen Alternativen hat. Es macht keinen Sinn ein schnell
vorübergehendes Rauschen zu erzeugen, wenn die DMS-Branche und ihre
Kommunikationen auch in Zukunft noch ernst genommen werden wollen. Zur
Verdeutlichung haben wir aus der GPDdU-E-Mail-Flut der letzten 14 Tage die
häufigsten Missverständnisse herausgesucht.
1. "die GDPdU erzwingen den Einsatz von optischen Platten oder Jukeboxen"
Falsch. Wäre das so, dann müsste jeder R/3-Anwender schon nach der
allerersten Verbuchung eines Kostenbeleges am Tag 1 seiner FI-Anwendung
den Datensatz bereits optisch speichern. Aber "vor der AO sind alle
Belege gleich", d.h. ein 10 Sekunden alter Datensatz muss genauso
revisionssicher aufbewahrt werden wie ein 9 Jahre alter Beleg. Gefordert
ist nichts anderes als das was schon seit 1995 in den GOBS mehrfach
dokumentiert ist, und diese Anforderungen werden natürlich von jeder
vernünftigen Fibu erfüllt, nicht nur von einem "optischen
Archiv"
2. "die Archivierungspflicht bezieht sich auch auf Unterlagen, die vor
dem 1.1.2002 entstanden sind"
Falsch. Ein Anwender darf heute noch Daten bis zum 31.12.2001
löschen, solange er die bildliche Wiedergabe gemäß GOBS sicherstellt
und dafür kann er rein juristisch gesehen natürlich auch Mikrofilm oder
Papier verwenden. Erst Daten, die ab dem 1.1.2002 entstehen, sind gemäß
der neuen AO 146 und 147 aufzubewahren. Sollte er aber alte Daten noch zum
Zeitpunkt der Aussenprüfung im DV-System halten, dann genügt die nur
bildliche Wiedergabe auf Film oder als TIFF-Datei nicht mehr. Dann muss er
dem Aussenprüfer bei Anforderung Zugang zu diesen Daten verschaffen.
3. "Die Vertiffung von Ausgangspost ist nicht mehr gesetzeskonform"
Falsch. Wenn es sich um steuerrelevante Unterlagen handelt, genügt
es, wenn die zu diesen Ausdrucken führenden Daten vorgehalten werden.
Wenn also beispielsweise eine Ausgangsrechnung gedruckt wird, die im
DV-System als kompletter Satz von Einzelbuchungen noch reproduzierbar ist
(was zum Beispiel für alle Splitbuchungen üblich ist, wenn bisher
vielleicht auch nicht über einen so langen Zeitraum), dann dürfen die
Ausgangsrechnungen vertifft, verfilmt oder auf Papier ausgedruckt werden,
solange für diese bildliche Wiedergabe die bekannten GOBS beachtet
werden. Es ist also nach unserem Verständnis nicht notwendig, die
Druckspools aufzubewahren. Die Vertiffung ist dann nicht mehr ausreichend,
wenn aus Performance- oder Platzgründen die Daten vor Ablauf der
Aufbewahrungsfrist aus der operativen Datenbank ausgelagert werden müssen
und Löschung die einzige Möglichkeit ist, dies zu tun.
4. "Volltextdatenbanken sind nicht gesetzeskonform"
Falsch. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, mit welcher Technologie
die hinter dem DV- oder DMS-System liegende Datenbank betrieben wird. Es
geht darum, dass der Datenzugriff über Strukturwerkzeuge wie zum Beispiel
Datenfelder erfolgen soll, um zum Beipiel in einer langen Lohnkontoliste
direkt auf "Reisespesen" von "Mitarbeiter X" im
"Zeitraum Y" zugreifen zu können. Dies mit Hilfe einer
Volltextsuche in einem 10.000 Seiten umfassenden PDF-Dokument tun zu
müssen, wäre nicht akzeptabel. Hier möchte man direkt mit Hilfe der
Feldbeschreibungen an den gesuchten Wert gelangen. Wenn ein DV-System oder
ein DMS einen derartigen Zugriff erlaubt, dann spielt es keine Rolle, mit
welcher Datenbanktechnologie dies realisiert wird.
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