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Erschienen in: DOQ, 05/2001

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Missverständnisse der GDPdU, Autor: Bernhard Zöller

Es gibt sehr viele gute Gründe für ein DMS. Die neue AO gehört u.E. nicht unbedingt dazu, weil die Argumente, die häufig dargestellt werden nicht zwingend sind und der Anwender eine Fülle von zeitlichen und funktionalen Alternativen hat. Es macht keinen Sinn ein schnell vorübergehendes Rauschen zu erzeugen, wenn die DMS-Branche und ihre Kommunikationen auch in Zukunft noch ernst genommen werden wollen. Zur Verdeutlichung haben wir aus der GPDdU-E-Mail-Flut der letzten 14 Tage die häufigsten Missverständnisse herausgesucht.

1. "die GDPdU erzwingen den Einsatz von optischen Platten oder Jukeboxen" Falsch. Wäre das so, dann müsste jeder R/3-Anwender schon nach der allerersten Verbuchung eines Kostenbeleges am Tag 1 seiner FI-Anwendung den Datensatz bereits optisch speichern. Aber "vor der AO sind alle Belege gleich", d.h. ein 10 Sekunden alter Datensatz muss genauso revisionssicher aufbewahrt werden wie ein 9 Jahre alter Beleg. Gefordert ist nichts anderes als das was schon seit 1995 in den GOBS mehrfach dokumentiert ist, und diese Anforderungen werden natürlich von jeder vernünftigen Fibu erfüllt, nicht nur von einem "optischen Archiv"

2. "die Archivierungspflicht bezieht sich auch auf Unterlagen, die vor dem 1.1.2002 entstanden sind" Falsch. Ein Anwender darf heute noch Daten bis zum 31.12.2001 löschen, solange er die bildliche Wiedergabe gemäß GOBS sicherstellt und dafür kann er rein juristisch gesehen natürlich auch Mikrofilm oder Papier verwenden. Erst Daten, die ab dem 1.1.2002 entstehen, sind gemäß der neuen AO 146 und 147 aufzubewahren. Sollte er aber alte Daten noch zum Zeitpunkt der Aussenprüfung im DV-System halten, dann genügt die nur bildliche Wiedergabe auf Film oder als TIFF-Datei nicht mehr. Dann muss er dem Aussenprüfer bei Anforderung Zugang zu diesen Daten verschaffen.

3. "Die Vertiffung von Ausgangspost ist nicht mehr gesetzeskonform" Falsch. Wenn es sich um steuerrelevante Unterlagen handelt, genügt es, wenn die zu diesen Ausdrucken führenden Daten vorgehalten werden. Wenn also beispielsweise eine Ausgangsrechnung gedruckt wird, die im DV-System als kompletter Satz von Einzelbuchungen noch reproduzierbar ist (was zum Beispiel für alle Splitbuchungen üblich ist, wenn bisher vielleicht auch nicht über einen so langen Zeitraum), dann dürfen die Ausgangsrechnungen vertifft, verfilmt oder auf Papier ausgedruckt werden, solange für diese bildliche Wiedergabe die bekannten GOBS beachtet werden. Es ist also nach unserem Verständnis nicht notwendig, die Druckspools aufzubewahren. Die Vertiffung ist dann nicht mehr ausreichend, wenn aus Performance- oder Platzgründen die Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus der operativen Datenbank ausgelagert werden müssen und Löschung die einzige Möglichkeit ist, dies zu tun.

4. "Volltextdatenbanken sind nicht gesetzeskonform" Falsch. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, mit welcher Technologie die hinter dem DV- oder DMS-System liegende Datenbank betrieben wird. Es geht darum, dass der Datenzugriff über Strukturwerkzeuge wie zum Beispiel Datenfelder erfolgen soll, um zum Beipiel in einer langen Lohnkontoliste direkt auf "Reisespesen" von "Mitarbeiter X" im "Zeitraum Y" zugreifen zu können. Dies mit Hilfe einer Volltextsuche in einem 10.000 Seiten umfassenden PDF-Dokument tun zu müssen, wäre nicht akzeptabel. Hier möchte man direkt mit Hilfe der Feldbeschreibungen an den gesuchten Wert gelangen. Wenn ein DV-System oder ein DMS einen derartigen Zugriff erlaubt, dann spielt es keine Rolle, mit welcher Datenbanktechnologie dies realisiert wird.

 

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