• Erläuterungen der Branchen-Schlagwörter, Einführung und Überblick
• Positionierung und Abgrenzung zu OneDrive/Sharepoint/Teams
• Funktionale Unterschiede der ECM-Lösungen am Markt: Worauf man bei der Anbieter- und Systemauswahl achten muss
• 3 Varianten der E-Mail-Archivierung und was das mit DMS/ECM zu tun hat
• Dokumentenerfassung: Altaktendigitalisierung, Papierneuzugang, Ablage aus Mail- und MS Office
• Manuelle und automatische Dokumentenerfassung und Datenextraktion
• Eingangsrechnungsworkflow, XRechnung, ZUGFeRD 2.0 & Co.
• Adhoc- und strukturierte Dokumenten-Workflows für Freigabe-, Verfügungs- und Vorgangsworkflows. Abgrenzung zu IT-Fach- und ERP-Anwendungen
• Integration in ERP-, SAP- und Fachanwendungen: Verknüpfungsszenarien, Recherche- und Retrievalintegration
• Rechtsgrundlagen: GoBD , DS-GVO, Verfahrensdokumentation: Die häufigsten Mythen und Legenden zu Rechtsgrundlagen.
• Elektronischer Signaturen in einer DMS-/ECM-Lösung. Wieso die System-gestützte Authentifizierung in 95% der Fälle eine elektronische Signatur ersetzen kann
• Projektwerkzeuge und Vorgehensweise, Checklisten und Anleitungen zur Projektorganisation
• Tipps und Werkzeuge für Anbieter- und Systemauswahl
• Fazit und Ausblick

DMS-/ECM-Lösungen sind für viele Unternehmen und Behörden zum unverzichtbaren Bestandteil ihrer Anwendungslandschaft geworden. Sie lösen in der Praxis eine Vielzahl von Problemen wie beispielsweise:

• Ablösung der unkoordinierten Ablagevielfalt in Papierakten, File- und E-Mail-Ablagen
• Integration aller Alt- und Neudokumentarten (Papier, E-Mail, MS Office u.a.) in einem vereinheitlichten System (E-Akte)
• Schaffung Bereichs-spezifischer, verlässlicher Ablagestrukturen
• Schaffung durchgehend digitaler Prozesse ohne System- und Medienbruch
• Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit (Revisionssicherheit)
• Integration der Dokumentbestände in IT- und Fachverfahren

Die Projektarbeit in einem DMS-/ECM-Projekt erfordert ein solides Verständnis der technisch/funktionalen Möglichkeiten des Marktangebotes, der regulatorischen Anforderungen und der auf den Anwender zukommenden Projektaufgaben. Die Seminarinhalte vermitteln dieses Wissen für Einsteiger und ECM-erfahrene „Auffrischer“.

„Ich dachte, das ist Standard“

Die Branche macht es den Kunden schwer. Das liegt zum einen an den unklaren Begrifflichkeiten und an der für Neueinsteiger schwierigen Vergleichbarkeit der Angebote, deren Unterschiede zu spät erkannt werden. Dies gilt eigentlich für alle Basis- und Erweiterungsfunktionen: Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen, Ablagestrukturen und elektronische Akte, Workflow, E-Mail- und MS Office-Integration, Integration in vorhandene Fachverfahren für Ablage und Anzeige, Systemverwaltung, Architektur und Skalierbarkeit, Customizing- und Programmierwerkzeuge und viele Aspekte mehr.

Die Folge der mangelnden Erfahrung mit diesem Thema sind ungeplante Zusatzkosten, vor allem (aber nicht nur) bei den Dienstleistungspositionen. Wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg sind daher Kenntnisse dessen, was eine moderne DMS-/ECM-Lösung an Funktionalität im Standard mitbringt und wo man Anpassungen erwarten muss, wie man relevante Anforderungen ermittelt und daraus eine fachliche und funktionale Lösungskonzeption inkl. einer belastbaren Preisabfrage erarbeitet. Die Unterschiede, vor allem in der DMS-/ECM-Funktionalität, bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und Skalierbarkeit und den Werkzeugen zur Anpassung an die individuellen Anforderungen und vieler anderer kritischer Merkmale, offenbaren sich dem Anwender, der unvorbereitet solche Systeme auswählt, allzu häufig erst nach Vertragsabschluss.

Lösung für jedes Budget, Boom bei mittelständischen Lösungen

Eine Reihe mittelständischer Hersteller adressiert mit ihren Komplettlösungen, inkl. E-Akten-Funktionen, E-Mail- und MS Office-Archivierung bis hin zu integrierten Arbeitskorb-/Workflow-Komponenten, erfolgreich den Markt für kleine und mittelständische Organisationen. Dieses Marktsegment wurde von den großen, internationalen Anbietern bis heute weder preislich noch architektonisch adressiert. Es sind daher meistens die Hersteller aus dem D.A.CH-Markt, die hier eine starke Position einnehmen: sowohl im Hinblick auf die Funktionalität, als auch bzgl. der Integration in Fachverfahren, die es im globalen Markt nicht gibt, also auch bzgl. des Preis-Leistungsverhältnisses und der lokalen Supportorganisation.

Besonderheiten im öffentlichen Bereich

Kommunale Einrichtungen und andere öffentliche Organisationen haben wie der private Sektor die gleichen Anforderungen an eine DMS-Lösung wie der private Sektor. Ergänzend kommen aber Themen hinzu, die es im privaten Sektor praktisch nicht gibt: Aktenplan, Fachverfahrensintegration, besondere Sensibilisierung durch (manchmal kontraproduktive) BSI-Richtlinien (TR ESOR, TR RESISCAN) und Vergabeverfahren.

Regulatorische Anforderungen

Die IT muss für eine wachsende Flut von Dokumenten und Unterlagen Systemumgebungen schaffen, die einer Vielfalt gesetzlicher Anforderungen entsprechen müssen (Stichwort: „revisionssichere“ Archivierung). Das betrifft E-Mails ebenso wie gescannte Eingangspost, intern erstellte PC-Dokumente und andere Unterlagen. Elektronische Archivierung, Records- und Mail-Management sind typische DMS-/ECM-Funktionen, die dem Anwender helfen können, solche Anforderungen abzudecken. Dazu gehören auch die seit 2016 geltenden (und spätestens nach Auslaufen der Übergangsfrist in 2018 umzusetzenden) Auskunfts- und Löschpflichten der DS-GVO.

Ein DMS-Projekt ist zu mindestens 51 % eine Organisationsaufgabe

Moderne ECM-/DMS-Komplettlösungen können die o. a. Probleme zwar sehr gut lösen. Aber „nur“ die Beschaffung von Software löst die Probleme nicht. Die Konzeption der Ordnungssysteme und Dokumentprozesse, die Abstimmung zu rechtlichen Leitplanken, das Überdenken der Arbeitsabläufe erfordern eine Teambesetzung, in der sowohl die IT als auch die Nutzerseite vertreten sein müssen. Das Seminar erläutert ein in der Praxis erprobtes Vorgehensmodell mit den entsprechenden Empfehlungen für Team- und Projektorganisation.

Solide Wissensgrundlage: Der Blick „unter die Haube“

Das Zöller & Partner DMS-Seminar vermittelt eine solide Wissensgrundlage und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen zum gesamten Themenbogen. Das Seminar dient Neueinsteigern ebenso wie zur Know-how-Auffrischung. Die seit über 20 Jahren hervorragende Bewertung der Teilnehmer (Stimmen von Teilnehmern) bestätigt das praxisnahe Konzept. Wenn Sie Fragen zum Inhalt haben, können Sie sich unter info@zoeller.de jederzeit an uns wenden.

Seminarumfang: Unterlagen, Werkzeuge, Checklisten, Anleitungen

Bestandteil der Teilnehmerunterlagen sind neben der umfangreichen Seminardokumentation auch zahlreiche Projektwerkzeuge, außerdem DMS-Anwendungs-, Compliance- und Migrations-Checklisten für die konkrete Projektarbeit sowie aktuelle Leitfäden zur AO/GoBD und Verfahrensdokumentation.

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