Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de im Februar 2020

Inhalt des Interviews ist der Umgang mit der DS-GVO, die Unterstützung durch ECM-Systeme und typische Fehler bei der digitalen Archivierung.

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Seit dem 14. November 2014 gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD. Auch wenn diese gegenüber den GoBS aus 1995 diverse Aktualisierungen und Konkretisierungen beinhalten – insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrungsanforderungen in DMS-Systemen – gab es immer wieder Hinweise auf Verbesserungen und Klarstellungen.

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Die GoBD erlaubt grundsätzlich keine ersatzweise Konvertierung digitaler Eingangsformate in andere Formate. Wenn man in andere Formate konvertiert sollen die empfangenen Urbelege ebenfalls aufbewahrt werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass bestimmte Formate nur ein Transport/Trägerformat für die eigentlichen Inhalte sind. Ein Beispiel sind TIFF- oder PDF-Objekte. Beides sind Container-Formate, die ein identische schwarz-weißes Bitmap im Format ITU G4 (früher: CCITT G4) beinhalten können. Da manche Scan-Anwendungen TIFF-Container mit ITU G4-Inhalt erzeugen (z.B. ein ganz normaler schwarz-weißer-Scan eines Rechnungsbeleges) , die man auf der Ablage aber lieber im modernen PDF-Format ablegen möchte (mit dem identischen, unveränderten ITU G4 Rechnungsbeleg) hat man nun das Problem, dass man häufig diskutiert, ob man diese Konvertierung vornehmen darf, weil man ja bildlich/inhaltlich nichts ändert.

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