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DMS-/ECM-Review

Die Herausforderung

Ein DMS-/ECM-Review wird in vielen unterschiedlichen Situationen benötigt, zum Beispiel:

  • Nach Vorlage eines Umsetzungskonzepts durch den DMS-/ECM-Integrator benötigen Anwender häufig eine neutrale, fachkundige Expertenmeinung, um sicherzustellen, dass Best-Practices eingehalten und typische Stolpersteine umgangen werden. Hier kann ein Umsetzungskonzept-Review helfen, Sicherheit für die weitere Projektarbeit zu erlangen. Ebenso kann ein Architektur-Review dazu dienen, festzustellen, in welchem Maß der Architekturansatz die fachlichen, funktionalen und betrieblichen Anforderungen unterstützt oder gar behindert.
  • Wurde eine DMS-/ECM-Lösung abschließend eingerichtet oder steht eine Prüfung nach GoBD an, z.B. eine Jahresabschlussprüfung, und gilt es sicherzustellen, dass das DMS vorschriftskonform betrieben wird, dann kann ein neutraler Review helfen, mögliche Defizite in der Technik, den Verfahren und / oder der Dokumentation vorzeitig aufzudecken und zu beheben.
  • Betreiber oder Kunden von DMS-/ECM-Services, z.B. Scandienstleister, Systembetreiber benötigen häufig ein Review von neutraler Seite, um nachweisen bzw. sicherstellen zu können, dass die vertraglichen Pflichten eingehalten werden. Der Review kann auf diese Weise dabei helfen, Lücken aufzudecken, bevor Schaden entsteht.
  • In Krisensituationen oder in Situationen anhaltender Uneinigkeit zwischen dem DMS-/ECM-Anbieter und dem Anwender kann ein neutraler Review den beteiligten Parteien helfen, Lösungswege zu finden. Überdies können Ansätze ermittelt werden, die anstehenden Aufgaben, angefallene oder anfallende Kosten gerecht zu verteilten etc.
  • Wenn ein größerer DMS-/ECM-Umbruch ansteht, etwa die Einführung gänzlicher neuer Funktionen oder Lösungen, die Einbindung weiterer Fachanwenderbereiche etc. kann ein Review helfen festzustellen, ob die bestehende Systemlösung als Basis für die künftigen Ausbauten geeignet erscheint.

Beratungsleistungen

Durch den anbieterneutralen Beratungsansatz ist im Rahmen der Gutachtenerstellung gewährleistet, dass Standards und marktübliche Best-Practices geprüft werden. Dies hilft bei der Sicherung des rechtskonformen und betriebssicheren Betriebseinsatzes der geplanten oder geschaffenen Lösung.
Im Rahmen eines DMS-/ECM-Review wird in der Regel mit Checklisten gearbeitet: Häufig sind im ersten Schritt zunächst die vertraglichen Vereinbarungen in Checklisten zu transformieren, um z.B. eine Vertragskonformität prüfen zu können. Im nächsten Schritt finden die Erhebungen statt. Häufig sind Mengen- und Zeitmessungen notwendig, nicht selten auch die Sichtung von Unterlagen sowie das Führen von Befragungen / Interviews. Im Rahmen von Systemgutachten kann auch der lesende Zugriff auf Systemeinstellungen notwendig sein, beispielsweise um Stichprobenprüfungen vorzunehmen.
Mit Durchführung der Erhebung entsteht die Ergebnisdokumentation in Form des beauftragten Gutachtens, häufig begleitet von einer Management-Präsentation. Je nach Aufgabenstellung enthält das Gutachten eine strukturierte und wertende Darstellung des Ist-Zustands, eine Darstellung von Defiziten und in diesem Fall zudem Lösungsvorschläge für deren wirtschaftlich angemessene Behebung.
Die Zöller & Partner GmbH kann in diesem Beratungsumfeld unterschiedliche Rollen einnehmen und den Kunden auf weitere Prüfungen vorbereiten (z.B. Steuer- und Finanzprüfungen nach GoBD) oder als DMS-/ECM-Experte ein eigenständiges Prüfgutachten ausstellen.
Ihr Review-Gegenstand ist in obiger Beispiel-Liste nicht aufgeführt, obwohl es sich um eine Review-Aufgabe im DMS-/ECM-Umfeld handelt? Scheuen Sie sich bitte nicht, uns dennoch anzusprechen.

Nutzen dieses Beratungspaketes

Häufig wird eine fachkundige, neutrale Sichtweise benötigt, um festzustellen, ob die DMS-/ECM-Lösung rechtskonform eingesetzt wird, bzw. an welchen Stellen die konkrete DMS-/ECM-Lösungen Best-Practice-Ansätze oder gar Rechtsvorgaben verletzt. Zudem kann ein von einem neutralen Berater erstelltes Gutachten helfen, Störungsursachen im Umfeld mehrerer Beteiligter zu ermitteln und abgestimmte Lösungsvorschläge zu erarbeiten.
Ein DMS-/ECM-Review der Zöller & Partner GmbH versetzt den Kunden in die Lage, konkret einzuschätzen, wo er bezüglich seiner DMS-/ECM-Lösung steht und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Interesse an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

  • Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
  • oder Sie rufen uns an: 069 3085 1210
  • oder Sie schicken eine Mail mit Angabe Ihrer Review-Wünsche.