Seit dem 14. November 2014 gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD. Auch wenn diese gegenüber den GoBS aus 1995 diverse Aktualisierungen und Konkretisierungen beinhalten – insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrungsanforderungen in DMS-Systemen – gab es immer wieder Hinweise auf Verbesserungen und Klarstellungen.

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Die GoBD erlaubt grundsätzlich keine ersatzweise Konvertierung digitaler Eingangsformate in andere Formate. Wenn man in andere Formate konvertiert sollen die empfangenen Urbelege ebenfalls aufbewahrt werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass bestimmte Formate nur ein Transport/Trägerformat für die eigentlichen Inhalte sind. Ein Beispiel sind TIFF- oder PDF-Objekte. Beides sind Container-Formate, die ein identische schwarz-weißes Bitmap im Format ITU G4 (früher: CCITT G4) beinhalten können. Da manche Scan-Anwendungen TIFF-Container mit ITU G4-Inhalt erzeugen (z.B. ein ganz normaler schwarz-weißer-Scan eines Rechnungsbeleges) , die man auf der Ablage aber lieber im modernen PDF-Format ablegen möchte (mit dem identischen, unveränderten ITU G4 Rechnungsbeleg) hat man nun das Problem, dass man häufig diskutiert, ob man diese Konvertierung vornehmen darf, weil man ja bildlich/inhaltlich nichts ändert.

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Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende „Scanner-Apps“ die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

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Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – oder kurz GoBD – erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab.

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Einer der Hauptdiskussionspunkte zur GoBD waren und sind die Anforderungen zur Zeitgerechtheit. Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt demnach, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht.  Die Zeitgerechtheit umfasst sowohl die zeitnahe Erfassung, als auch die zeitnahe Buchung.

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