Seit dem 14. November 2014 gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD. Auch wenn diese gegenüber den GoBS aus 1995 diverse Aktualisierungen und Konkretisierungen beinhalten – insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrungsanforderungen in DMS-Systemen – gab es immer wieder Hinweise auf Verbesserungen und Klarstellungen.
Die GoBD erlaubt grundsätzlich keine ersatzweise Konvertierung digitaler Eingangsformate in andere Formate. Wenn man in andere Formate konvertiert sollen die empfangenen Urbelege ebenfalls aufbewahrt werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass bestimmte Formate nur ein Transport/Trägerformat für die eigentlichen Inhalte sind. Ein Beispiel sind TIFF- oder PDF-Objekte. Beides sind Container-Formate, die ein identische schwarz-weißes Bitmap im Format ITU G4 (früher: CCITT G4) beinhalten können. Da manche Scan-Anwendungen TIFF-Container mit ITU G4-Inhalt erzeugen (z.B. ein ganz normaler schwarz-weißer-Scan eines Rechnungsbeleges) , die man auf der Ablage aber lieber im modernen PDF-Format ablegen möchte (mit dem identischen, unveränderten ITU G4 Rechnungsbeleg) hat man nun das Problem, dass man häufig diskutiert, ob man diese Konvertierung vornehmen darf, weil man ja bildlich/inhaltlich nichts ändert.
Mit der TR 03138 „RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI vor 5 Jahren (am 20.03.2013) eine technische Richtlinie veröffentlicht (und am 02.03.2017 in der Version 1.1. aktualisiert, mit nach unserer Meinung leider nur unwesentlichen Änderungen), die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Diese Richtlinie hat in diesen 5 Jahren für viel Ärger und kontroverse Diskussionen gesorgt, vor allem im Bereich öffentlicher Einrichtungen.
Die Unveränderbarkeit ordnungsgemäß aufbewahrter Unterlagen ist schon seit Jahrzehnten eine Kernanforderung an ein DMS mit Archivierungsfunktionen. Die Unveränderbarkeit ist gesetzlich begründet: Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Mit der GoDB hat die Diskussion, was genau denn damit gemeint sei und wie ein System aussehen muss, wieder Futter bekommen, weil die GoBD sehr konkret Bezug nimmt auf diesen Aspekt unter anderem bei der Frage, ob das File-System für eine ordnungsgemäße Ablage ausreichend sei.
Die korrekte Bezeichnung dieser Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik ist TR 03138. Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für „rechtssicheres“ im Sinne von „rechtlich vertrauenswürdiges“ ersetzendes Scannen verfügbar sei.
Die aktuelle Version 1.0 wurde am 20.3.2013 auf der BSI Website veröffentlicht. Zur TR RESISCAN gehören das eigentliche Kerndokument sowie 5 normative oder informative Anlagen.
Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende „Scanner-Apps“ die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – oder kurz GoBD – erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab.
Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:
Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.
