Die Identifizierung der Prozesse, für die sich eine Digitalisierung am meisten lohnt, sollte der Anfang eines Projektes sein. Sind die Prozesskosten alleine ausschlaggebend und wie kann das Einsparpotenzial ermittelt werden?
Dieser Artikel ist zuerst im postmaster magazin Nr.11/2016 erschienen.
Die manuelle Bearbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen ist ein ineffizienter und aufwendiger Prozess: Er verursacht Medienbrüche zwischen den Papierbelegen und der elektronischen Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung, erfordert großen Personalaufwand und birgt bei fehlerhafter Ausführung teure Fehlerquellen. Kurzum, dieser Prozess der sogenannten Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) bietet ein hohes Optimierungspotential, lässt sich gut standardisieren und eignet sich daher gut für einen Einstieg in die Digitalisierung interner Prozesse.
Zöller & Partner hat in Kooperation mit Bitkom Research eine neue Marktübersicht „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung“ veröffentlicht. Auf 550 Seiten erhält der Leser einen neutralen Überblick über die wesentlichen Komponenten von 34 Lösungen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und das Angebot auf dem deutschsprachigen Markt. Damit unterstützt die Marktübersicht sowohl Unternehmen als auch Behörden, die ihre Prozesse weiter digitalisieren und in geeignete Lösungen investieren wollen.
Der Hauptzweck des automatisierten Posteingangs ist die schnellere und günstigere Vorgangsbearbeitung. Eine Herausforderung ist der Zuwachs an elektronischer Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Haben sich früher vor allem Großanwender Systeme zur elektronischen Rechnungsbearbeitung geleistet, die bezüglich der Mengen und Häufigkeiten auch entsprechende Skaleneffekte ausnutzen konnten, so führt die hohe funktionale und preisliche Attraktivität mittelstandsgeeigneter Lösungen dazu, dass solche Lösungen mittlerweile auch für kleinere Organisationen interessant geworden sind.
Der Einsatz von elektronischen Rechnungen ist mittlerweile ohne große technische Hürden möglich. Der Zwang zur Anwendung der qualifizierten Signatur wurde abgeschafft, Anforderungen an Rechnungsprüfung und Aufbewahrung können auch von kleineren Unternehmen leicht erfüllt werden.
