Erfassung | Zöller & Partner

Dez

2017

5 Jahre TR RESISCAN

Geposted von Bernhard ZöllerErfassung, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Mit der TR 03138 „RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI vor 5 Jahren (am 20.03.2013) eine technische Richtlinie veröffentlicht (und am 02.03.2017 in der Version 1.1. aktualisiert, mit nach unserer Meinung leider nur unwesentlichen Änderungen), die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Diese Richtlinie hat in diesen 5 Jahren für viel Ärger und kontroverse Diskussionen gesorgt, vor allem im Bereich öffentlicher Einrichtungen.

Feb

2017

Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung meistern

Geposted von Volker HalstenbachECM-Strategie, Erfassung, WorkflowKeine Kommentare

Die Prozessdigitalisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalen Transformation. Doch der Einstieg in das frühe Scannen oder gar die Einrichtung der digitalen Poststelle bedeutet mehr, als lediglich den Scanzeitpunkt zu verschieben. Hierbei sind viele Herausforderungen zu meistern, die häufig auf den ersten Blick gar nicht erkennbar sind. Die Gefahren zu scheitern sind groß. Mit der richtigen Herangehensweise gelingen jedoch selbst komplexe Projektvorhaben.

Dez

2016

Auswahl einer Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung

Geposted von Dr. Jörg SandmannArchivierung, ECM-Markt & Trends, Erfassung, Rechnungsbearbeitung1 Kommentar

Dieser Artikel ist zuerst im postmaster magazin Nr.11/2016 erschienen.

Die manuelle Bearbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen ist ein ineffizienter und aufwendiger Prozess: Er verursacht Medienbrüche zwischen den Papierbelegen und der elektronischen Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung, erfordert großen Personalaufwand und birgt bei fehlerhafter Ausführung teure Fehlerquellen. Kurzum, dieser Prozess der sogenannten Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) bietet ein hohes Optimierungspotential, lässt sich gut standardisieren und eignet sich daher gut für einen Einstieg in die Digitalisierung interner Prozesse.

Aug

2016

Marktübersicht Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Geposted von Bernhard ZöllerArchivierung, Erfassung, Rechnungsbearbeitung, Zöller & Partner NewsKeine Kommentare

Zöller & Partner hat in Kooperation mit Bitkom Research eine neue Marktübersicht „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung“ veröffentlicht. Auf 550 Seiten erhält der Leser einen neutralen Überblick über die wesentlichen Komponenten von 34 Lösungen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und das Angebot auf dem deutschsprachigen Markt. Damit unterstützt die Marktübersicht sowohl Unternehmen als auch Behörden, die ihre Prozesse weiter digitalisieren und in geeignete Lösungen investieren wollen.

Jun

2016

Automatisierte Postbearbeitung – Elektronisch kommt Post schneller zum richtigen Empfänger

Geposted von Jobst EckardtErfassung, Rechnungsbearbeitung, WorkflowKeine Kommentare

Der Hauptzweck des automatisierten Posteingangs ist die schnellere und günstigere Vorgangsbearbeitung. Eine Herausforderung ist der Zuwachs an elektronischer Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Jan

2016

Überlegungen zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters

Geposted von Dr. Jörg SandmannErfassung, Vorgehensweise, AuswahlverfahrenKeine Kommentare

Sie planen ein DMS-Projekt oder befinden sich schon mittendrin? Dann stellt sich bei aller Euphorie um das bald „papierlose Büro“ häufig die Aufgabenstellung, dass Papierdokumente in größerem Umfang gescannt und in das zukünftige elektronische Archiv bzw. DMS-System überführt werden sollen. Dies können zum Beispiel Aktenordner, technische Zeichnungen, die Eingangsrechnungen oder auch der gesamte Papier-Posteingang des Unternehmens sein.

Nov

2015

Initiative zur Überarbeitung der TR RESISCAN

Geposted von Bernhard ZöllerArchivierung, Erfassung, Rechtsgrundlagen, Standards und NormenKeine Kommentare

Die korrekte Bezeichnung dieser Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik ist TR 03138. Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für „rechtssicheres“ im Sinne von „rechtlich vertrauenswürdiges“ ersetzendes Scannen verfügbar sei.

Die aktuelle Version 1.0 wurde am 20.3.2013 auf der BSI Website veröffentlicht. Zur TR RESISCAN gehören das eigentliche Kerndokument sowie 5 normative oder informative Anlagen.

Aug

2015

Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld

Geposted von Volker HalstenbachArchivierung, DMS-Funktionalität, Erfassung, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.

Nov

2014