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2
Aug
2017

Always Online – oder doch Sometimes Offline

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Die Erfindung und Verbreitung von Smartphones haben die Welt verändert. Noch zu Beginn meines Berufslebens bedeutete eine Dienst- oder Urlaubsreise faktisch Unerreichbarkeit. Heute sind wir, privat und beruflich, zumindest gefühlt nahezu immer erreichbar, da meistens online. Und schleppte man früher noch kiloweise Papier auf Geschäftsreisen mit sich, kopierte man später große Datenvolumen auf sein Notebook, um unterwegs für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, verlässt man sich heute oft auf die Möglichkeit des Online-Zugriffs, um an alle erforderlichen Informationen zu gelangen.

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26
Sep
2016

ECM-Lösungen als Ersatz für den File-Server?

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DMS-Lösungen werden häufig mit papierlosen Prozessen assoziiert, als wäre das Hauptproblem der Anwender seit den 80er Jahren unverändert der Papiereingang. Für viele Unternehmen ist das sicher auch heute noch die Initialzündung für ein DMS-Projekt. Während aber das Papierproblem im Posteingang stagniert – wir kennen keine Kunden, die von steigenden Volumina im Posteingang berichten – wachsen die Probleme mit elektronisch geborenen Dateien und Unterlagen, sowohl im täglichen Posteingang (E-Mail) als auch bei den intern erzeugten Dateien.

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1
Jul
2016

Eine Behörde – Viele Akten?

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Der Artikel ist zuerst in der eGovernment 16. Jahrgang Nr. 07/2016 am 20. Juni 2016 erschienen.

Ein Gespräch zwischen Volker Staupe (DMS-Projektleiter der Stadt Witten) und Ulrich Gerke (Seniorberater der Zöller & Partner GmbH)
Wer heute die p(apier)Akten ersetzen möchte, dem begegnet ein breit gefächertes Angebot an speziellen eAkten, z.B. eine Sozialamtsakte, eine Bauakte, eine eigene Personalakte, eine Ausländerakte etc. Muss das so sein?

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19
Apr
2016

Interview: Clients für unterwegs sind noch funktional beschränkt

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Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de (Link)

Da gerade Knowledge-Worker häufig mobil unterwegs sind, ist die Offline-Fähigkeit mobiler ECM-Lösungen in den Augen des ECM-Beraters Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, besonders wichtig. Im ECMguide.de-Interview empfiehlt er, die benötigten Bearbeitungsfunktionen genau zu prüfen. Beispielsweise könne das manuelle Einchecken mehrerer hundert offline bearbeiteter Dokumente sehr zeitaufwendig und umständlich sein.

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30
Aug
2015

Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld

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Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.

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11
Aug
2015

SharePoint Defizite – Interview ECMguide.de

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»Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite«
Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher. Eine hybride Lösung aus SharePoint-Cloud und –Server-Betrieb betrachtet er aufgrund der unterschiedlichen Lösungsarchitekturen auch als wenig erstrebenswert.

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3
Jul
2015

Tipps zur Auswahl einer DMS-Lösung

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Die Annahme, dass sich viele Dokumenten Management Systeme (DMS) am Markt nur marginal unterscheiden, hält sich hartnäckig. Dabei gibt es keinen Funktionsstandard, den man auf jeden Fall erwarten kann. Bereits bei den DMS-Kernfunktionen unterscheiden sich die Systeme mehr als erwartet. Was ist zu beachten bei der Auswahl der geeigneten DMS-Lösung?

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1
Okt
2014

Dokumentenmanagement im Gesundheits- und Sozialwesen: Unterstützung und Optimierung dokumentbasierter Prozesse

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Waren früher Dokumentenmanagement-, Archivierungs- oder Workflow-Lösungen überwiegend bei großen Versicherungen, Banken und Konzernen im Einsatz, so sind die verfügbaren Lösungen mittlerweile für (fast) alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet, weit verbreitet sowie oftmals gar unverzichtbar, auch und gerade in Organisationen und Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens.

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