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2
Mai
2023

DMS-Einführung in der Verwaltung – woran häufig nicht gedacht wird: Teil 1

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Der Artikel ist zuerst erschienen in der e-Government, Ausgabe 05/2023

Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz. Gleichzeitig ist das Ziel des verwaltungsweiten Einsatzes einer DMS-Lösung jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus mehreren Projektetappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel soll die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben aufzeigen.

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6
Apr
2023

Elektronische Rechnungsverarbeitung

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Die elektronische Rechnungsverarbeitung (ERV) ist schon seit einigen Jahren eine der am meisten neu eingeführten DMS-Anwendungen. Die hohe funktionale und preisliche Attraktivität mittelstandsgeeigneter Lösungen bietet auch kleineren Organisationen die Möglichkeit zur Reduzierung von Aufwänden bei der Verteilung, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Handlungsdruck entsteht auch aufgrund zunehmender Anforderungen zur Akzeptanz elektronisch ausgetauschter Rechnungen seitens der Rechnungssteller.
Im öffentlichen Bereich sorgt das OZG (Online Zugangsgesetz) für Druck zum Empfang und zur Verarbeitung von XRechnungen. Elektronisch eingehende Rechnungen müssen elektronisch und ordnungsgemäß (in der DMS-Branche „revisionssicher“ genannt) aufbewahrt werden. Vor allem die unumkehrbare Einführung von Home-Office-Konzepten sorgt dafür, dass Papier-basierte Rechnungsverteil- und Prüfprozesse nicht mehr funktionieren.

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16
Nov
2022

Digitales Vertragsmanagement

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Autoren: Thorsten Brand, Jobst Eckardt

Einleitung
Verträge sind in jedem Unternehmen vorhanden und müssen über ihren Lebenszyklus hinweg erstellt, überwacht oder aktualisiert werden. Es gibt viele Arten von Verträgen, wie Kauf- oder Mietverträge, Lizenz- oder Wartungsverträge, Bau- oder Werksverträge. Sie existieren oft in Papier und werden meist auch im Original aufbewahrt. Verträge besitzen Anlagen oder mitgeltende Unterlagen, Vorversionen und Beziehungen zu anderen Dokumenten oder Akten. Daher kommen für die elektronische Verwaltung von Verträgen eine Dokument-Management-Lösungen in Frage, die den Schwerpunkt auf Dokumentenverwaltung besitzen, sowie Such- und Überwachungsmöglichkeiten bereitstellen. Die Hersteller der DMS-Branche bieten hier oft Zusatzmodule wie „Contract“, „Vertragsmanagement“ oder „Claim-Manager“ an. Es gibt aber auch einen eigenständigen Markt von Produkten zur Vertragsverwaltung, oft mit Schwerpunkten auf Branchen oder Vertragsarten, wie Rechtsabteilungen, Bau-, IT- oder Pharma. Diese Produkte werden als eigene Softwarelösungen oder auch in der Cloud angeboten. Da eine Vertragsverwaltung oft die Integration von führenden Anwendungen erforderlich macht, bieten auch Hersteller, wie SAP, Zusatzmodule zum Vertragsmanagement an.

Im folgenden Artikel wird beschrieben, welche typischen Anforderungen an die elektronische Verwaltung von Verträgen gestellt werden können und durch welche Funktionen DMS-Lösungen hier unterstützen können.

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9
Nov
2022

Nutzen und Grenzen eines Aktenplans in der öffentlichen Verwaltung

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Autoren: Jobst Eckardt, Ulrich Gerke

In fast allen unseren DMS-Projekten in öffentlichen Verwaltungen wird der Einsatz eines elektronischen Aktenplans zur Unterstützung einer strukturierten Schriftgutverwaltung diskutiert. Teilweise werden bereits in einigen Verwaltungseinheiten (Teil-)Aktenpläne genutzt, ein verwaltungsweiter Einsatz eines Aktenplans ist aber eher selten.

Aktenpläne stellen den Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten in der Gesamtorganisation dar und werden erfahrungsgemäß in einer hierarchischen Struktur mit ineinander geschachtelten Registerknoten abgebildet. Ein Aktenplan hat Beschreibungsfelder wie u.a. die Aktenzeichensystematik (Aktenzeichen), den Titel der Aktenplanposition, die Aussonderungsart (z.B. Archivieren, Bewerten, Vernichten), die federführende Organisationseinheit und die Transfer-/Aufbewahrungsfrist. In einem Aktenplan können Akten nur in der untersten Ebene, der sogenannten „Betreffseinheit“, angelegt werden.

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9
Nov
2022

Elektronische Signaturen in ECM-Projekten

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In beinahe jedem unserer ECM-Projekte kommt das Thema der elektronischen Signatur auf den Tisch. Der Grund ist einfach: In durchgängig digitalen Dokumentprozessen – also ohne System- und Medienbruch – sollen Dokumente oder Vorgänge von Menschen bearbeitet werden und mit Bearbeitungsvermerken versehen werden. Die fachliche Funktion eines solchen Vermerks kann eine Genehmigung oder Freigabe sein, eine Anmerkung, eine Kenntnisnahmeerklärung oder eine „richtige Unterschrift“ in denjenigen Fällen, für die der Gesetzgeber oder ein internes Regelwerk die sogenannte Schriftform vorschreibt. Mit der

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4
Mär
2022

ECMGuide Interview: Ablagemöglichkeiten in einem DMS

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Artikel in ECMGuide 28.1.2022: Interview mit Bernhard Zöller zu Ablagevarianten in einem DMS

Systeme für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (DMS und ECM) helfen, die digitale Ablage ordnungsgemäß vorzunehmen. Endanwenderinnen und Endanwendern bieten sich nach dem Dokumenteneingang per Scan, E-Mail oder über weitere Kanäle verschiedene Methoden, wie die Ablage konkret erfolgen kann.

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25
Okt
2021

Integration mit Microsoft 365

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Autoren: Bernhard Zöller, Volker Halstenbach, Jürgen Rentergent

„Microsoft365“ (ehemals Office365) steht für eine Vielzahl von Komponenten und Lizenzmodellen und nicht nur einfach für die aktuelle Bezeichnung der MS Office Suite, deren Vorläufer es bereits seit 1990 gibt, als MS Word, Excel und PowerPoint in einem einzigen Installationspaket (und Preis) ausgeliefert wurden. Wenn ein Kunde heute in einem DMS-/ECM-Projekt die „Integration mit Microsoft365“ wünscht, muss man erstmal klären, was damit eigentlich gemeint ist.

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