Dieser Artikel erschien zuerst in der eGovernment Computing am 09.06.2020
Die Verwaltung von elektronischen Akten und Papierdokumenten stellt öffentliche Verwaltungen vor Herausforderungen – welche Tools können diese am besten bewältigen?
Die Einsatzgebiete von DMS-Lösungen werden immer vielfältiger und komplexer. Stand vor einiger Zeit oft noch die Archivierung im Mittelpunkt, sind in den letzten Jahren immer stärker die Verarbeitung und Verwaltung sogenannter lebender Dokumente sowie die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in den Fokus gerückt.
Wenn es um ein prominentes Thema im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einer Kommune geht, dann ist es wohl die elektronische Aktenführung. Die sogenannte elektronische Akte („eAkte“) ist ein wesentlicher Baustein einer modernen und effizienten Verwaltungsarbeit.
Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen „DMS-Marktübersicht 2018“.
Mit 62 Systemen ist die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie.
Die Erfindung und Verbreitung von Smartphones haben die Welt verändert. Noch zu Beginn meines Berufslebens bedeutete eine Dienst- oder Urlaubsreise faktisch Unerreichbarkeit. Heute sind wir, privat und beruflich, zumindest gefühlt nahezu immer erreichbar, da meistens online. Und schleppte man früher noch kiloweise Papier auf Geschäftsreisen mit sich, kopierte man später große Datenvolumen auf sein Notebook, um unterwegs für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, verlässt man sich heute oft auf die Möglichkeit des Online-Zugriffs, um an alle erforderlichen Informationen zu gelangen.
DMS-Lösungen werden häufig mit papierlosen Prozessen assoziiert, als wäre das Hauptproblem der Anwender seit den 80er Jahren unverändert der Papiereingang. Für viele Unternehmen ist das sicher auch heute noch die Initialzündung für ein DMS-Projekt. Während aber das Papierproblem im Posteingang stagniert – wir kennen keine Kunden, die von steigenden Volumina im Posteingang berichten – wachsen die Probleme mit elektronisch geborenen Dateien und Unterlagen, sowohl im täglichen Posteingang (E-Mail) als auch bei den intern erzeugten Dateien.
Der Artikel ist zuerst in der eGovernment 16. Jahrgang Nr. 07/2016 am 20. Juni 2016 erschienen.
Ein Gespräch zwischen Volker Staupe (DMS-Projektleiter der Stadt Witten) und Ulrich Gerke (Seniorberater der Zöller & Partner GmbH)
Wer heute die p(apier)Akten ersetzen möchte, dem begegnet ein breit gefächertes Angebot an speziellen eAkten, z.B. eine Sozialamtsakte, eine Bauakte, eine eigene Personalakte, eine Ausländerakte etc. Muss das so sein?
Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de (Link)
Da gerade Knowledge-Worker häufig mobil unterwegs sind, ist die Offline-Fähigkeit mobiler ECM-Lösungen in den Augen des ECM-Beraters Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, besonders wichtig. Im ECMguide.de-Interview empfiehlt er, die benötigten Bearbeitungsfunktionen genau zu prüfen. Beispielsweise könne das manuelle Einchecken mehrerer hundert offline bearbeiteter Dokumente sehr zeitaufwendig und umständlich sein.
Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.
»Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite«
Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher. Eine hybride Lösung aus SharePoint-Cloud und –Server-Betrieb betrachtet er aufgrund der unterschiedlichen Lösungsarchitekturen auch als wenig erstrebenswert.
