Autoren: Thorsten Brand, Jobst Eckardt
Einleitung
Verträge sind in jedem Unternehmen vorhanden und müssen über ihren Lebenszyklus hinweg erstellt, überwacht oder aktualisiert werden. Es gibt viele Arten von Verträgen, wie Kauf- oder Mietverträge, Lizenz- oder Wartungsverträge, Bau- oder Werksverträge. Sie existieren oft in Papier und werden meist auch im Original aufbewahrt. Verträge besitzen Anlagen oder mitgeltende Unterlagen, Vorversionen und Beziehungen zu anderen Dokumenten oder Akten. Daher kommen für die elektronische Verwaltung von Verträgen eine Dokument-Management-Lösungen in Frage, die den Schwerpunkt auf Dokumentenverwaltung besitzen, sowie Such- und Überwachungsmöglichkeiten bereitstellen. Die Hersteller der DMS-Branche bieten hier oft Zusatzmodule wie „Contract“, „Vertragsmanagement“ oder „Claim-Manager“ an. Es gibt aber auch einen eigenständigen Markt von Produkten zur Vertragsverwaltung, oft mit Schwerpunkten auf Branchen oder Vertragsarten, wie Rechtsabteilungen, Bau-, IT- oder Pharma. Diese Produkte werden als eigene Softwarelösungen oder auch in der Cloud angeboten. Da eine Vertragsverwaltung oft die Integration von führenden Anwendungen erforderlich macht, bieten auch Hersteller, wie SAP, Zusatzmodule zum Vertragsmanagement an.
Im folgenden Artikel wird beschrieben, welche typischen Anforderungen an die elektronische Verwaltung von Verträgen gestellt werden können und durch welche Funktionen DMS-Lösungen hier unterstützen können.
