DMS-Funktionalität | Zöller & Partner

Mai

2019

Mobile DMS

Geposted von Marc-Björn SeidelDMS-Funktionalität, ECM-Markt & Trends, Vorgehensweise, AuswahlverfahrenKeine Kommentare

Die Einsatzgebiete von DMS-Lösungen werden immer vielfältiger und komplexer. Stand vor einiger Zeit oft noch die Archivierung im Mittelpunkt, sind in den letzten Jahren immer stärker die Verarbeitung und Verwaltung sogenannter lebender Dokumente sowie die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in den Fokus gerückt.

Jan

2019

Erfolgsfaktoren für die Einführung der eAkte in der Kommunalverwaltung

Geposted von Ulrich GerkeArchivierung, DMS-Funktionalität, ECM-StrategieKeine Kommentare

Wenn es um ein prominentes Thema im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einer Kommune geht, dann ist es wohl die elektronische Aktenführung. Die sogenannte elektronische Akte („eAkte“) ist ein wesentlicher Baustein einer modernen und effizienten Verwaltungsarbeit.

Feb

2018

Neue DMS-Marktübersicht, 62 Systeme, 900 Seiten

Geposted von Bernhard ZöllerArchivierung, DMS-Funktionalität, ECM-Markt & Trends, Zöller & Partner NewsKeine Kommentare

Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen „DMS-Marktübersicht 2018“.

Mit 62 Systemen ist die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie.

Aug

2017

Always Online – oder doch Sometimes Offline

Geposted von Holger JischkeDMS-Funktionalität, ECM-Markt & Trends1 Kommentar

Die Erfindung und Verbreitung von Smartphones haben die Welt verändert. Noch zu Beginn meines Berufslebens bedeutete eine Dienst- oder Urlaubsreise faktisch Unerreichbarkeit. Heute sind wir, privat und beruflich, zumindest gefühlt nahezu immer erreichbar, da meistens online. Und schleppte man früher noch kiloweise Papier auf Geschäftsreisen mit sich, kopierte man später große Datenvolumen auf sein Notebook, um unterwegs für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, verlässt man sich heute oft auf die Möglichkeit des Online-Zugriffs, um an alle erforderlichen Informationen zu gelangen.

Sep

2016

ECM-Lösungen als Ersatz für den File-Server?

Geposted von Bernhard ZöllerDMS-FunktionalitätKeine Kommentare

DMS-Lösungen werden häufig mit papierlosen Prozessen assoziiert, als wäre das Hauptproblem der Anwender seit den 80er Jahren unverändert der Papiereingang. Für viele Unternehmen ist das sicher auch heute noch die Initialzündung für ein DMS-Projekt. Während aber das Papierproblem im Posteingang stagniert – wir kennen keine Kunden, die von steigenden Volumina im Posteingang berichten – wachsen die Probleme mit elektronisch geborenen Dateien und Unterlagen, sowohl im täglichen Posteingang (E-Mail) als auch bei den intern erzeugten Dateien.

Jul

2016

Eine Behörde – Viele Akten?

Geposted von Ulrich GerkeArchivierung, DMS-Funktionalität, ECM-Markt & TrendsKeine Kommentare

Der Artikel ist zuerst in der eGovernment 16. Jahrgang Nr. 07/2016 am 20. Juni 2016 erschienen.

Ein Gespräch zwischen Volker Staupe (DMS-Projektleiter der Stadt Witten) und Ulrich Gerke (Seniorberater der Zöller & Partner GmbH)
Wer heute die p(apier)Akten ersetzen möchte, dem begegnet ein breit gefächertes Angebot an speziellen eAkten, z.B. eine Sozialamtsakte, eine Bauakte, eine eigene Personalakte, eine Ausländerakte etc. Muss das so sein?

Apr

2016

Interview: Clients für unterwegs sind noch funktional beschränkt

Geposted von Bernhard ZöllerDMS-Funktionalität, ECM-Markt & Trends, Vorgehensweise, AuswahlverfahrenKeine Kommentare

Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de (Link)

Da gerade Knowledge-Worker häufig mobil unterwegs sind, ist die Offline-Fähigkeit mobiler ECM-Lösungen in den Augen des ECM-Beraters Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, besonders wichtig. Im ECMguide.de-Interview empfiehlt er, die benötigten Bearbeitungsfunktionen genau zu prüfen. Beispielsweise könne das manuelle Einchecken mehrerer hundert offline bearbeiteter Dokumente sehr zeitaufwendig und umständlich sein.

Aug

2015

Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld

Geposted von Volker HalstenbachArchivierung, DMS-Funktionalität, Erfassung, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.

Aug

2015

SharePoint Defizite – Interview ECMguide.de

Geposted von Jürgen RentergentCollaboration, DMS-FunktionalitätKeine Kommentare

»Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite«
Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher. Eine hybride Lösung aus SharePoint-Cloud und –Server-Betrieb betrachtet er aufgrund der unterschiedlichen Lösungsarchitekturen auch als wenig erstrebenswert.

Jul

2015

Tipps zur Auswahl einer DMS-Lösung

Geposted von Marc-Björn SeidelDMS-Funktionalität, Vorgehensweise, AuswahlverfahrenKeine Kommentare

Die Annahme, dass sich viele Dokumenten Management Systeme (DMS) am Markt nur marginal unterscheiden, hält sich hartnäckig. Dabei gibt es keinen Funktionsstandard, den man auf jeden Fall erwarten kann. Bereits bei den DMS-Kernfunktionen unterscheiden sich die Systeme mehr als erwartet. Was ist zu beachten bei der Auswahl der geeigneten DMS-Lösung?

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