Dieser Artikel erschien zuerst in der eGovernment Computing am 09.06.2020
Die Verwaltung von elektronischen Akten und Papierdokumenten stellt öffentliche Verwaltungen vor Herausforderungen – welche Tools können diese am besten bewältigen?
Dieses Interview wurde zuerst veröffentlicht auf ECMguide.de am 08.06.2020
In diesem Interview wird vor der Vorstellung gewarnt, dass Collaboration-Lösungen grundsätzlich moderner seien und alles abdecken, was DMS- und ECM-Lösungen bieten. Außerdem wird über solche Collaboration-Funktionen gesprochen, über die DMS- und ECM-Produkte selbst bereits verfügen und was in puncto Sicherheitsanforderungen bei Collaboration-Systemen zu beachten ist.
»Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite«
Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher. Eine hybride Lösung aus SharePoint-Cloud und –Server-Betrieb betrachtet er aufgrund der unterschiedlichen Lösungsarchitekturen auch als wenig erstrebenswert.
Die SharePoint Community ist derzeit gespalten. Die einen finden die Produktstrategie Richtung Cloud, die von Seth Patton, (Microsoft Senior Direktor SharePoint und OneDrive) im Mai 2015 auf der Ignite in Chicago vorgestellt wurde prima, weil Microsoft Innovationen vorantreibt. Die anderen sind eher skeptisch, weil sie durch die angekündigten Richtungswechsel und die damit einhergehenden vielen offenen Fragen befürchten, als DMS-Anwender auf der Strecke zu bleiben.
Die Organisations- und Technologieberatung Zöller & Partner veranstaltet im Rahmen der DMS EXPO 2013 einen Collaboration-Tag. Dieser findet am Dienstag, 24. September, von 10 bis 13 Uhr statt. Die Veranstaltung zeigt auf, wie Anwender die neuen Collaboration-Plattformen in ihren ECM-Strategien einbinden, um die unterschiedlichen Anforderungen von Sachbearbeitern und Knowledge Workern zu berücksichtigen.
Unsere Einschätzung aktueller DMS-/ECM-Themen, für 2012 und danach.
Collaboration wird als Thema auch in 2012 allgegenwärtig sein. Die wesentlichen Gründe dafür sind die Anforderungen der Knowlegde Worker (nicht nur Sachbearbeiter) nach Dokumenten- und Content Management.
Marktgängige Collaboration-Lösungen bieten Anwendungsfunktionen, die auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet sind und die projektbezogene Dokumentenverwaltung beinhalten.
Die Nutzung von Microsoft® SharePoint stellt sich für Anwender oft schwieriger dar als erwartet. Mit den richtigen Weichenstellungen gelingt die Einführung.
Unternehmen, in denen täglich viele Mitarbeiter elektronische Dokumente erstellen und zahlreiche Netzlaufwerke oder persönliche Ablagen für elektronische Dokumente existieren, geraten zunehmend in Handlungsdruck, weil ein effizientes Auffinden und Bearbeiten von dokumentengebundenen Informationen kaum noch zu gewährleisten ist.