Autoren: Jobst Eckardt, Ulrich Gerke
In fast allen unseren DMS-Projekten in öffentlichen Verwaltungen wird der Einsatz eines elektronischen Aktenplans zur Unterstützung einer strukturierten Schriftgutverwaltung diskutiert. Teilweise werden bereits in einigen Verwaltungseinheiten (Teil-)Aktenpläne genutzt, ein verwaltungsweiter Einsatz eines Aktenplans ist aber eher selten.
Aktenpläne stellen den Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten in der Gesamtorganisation dar und werden erfahrungsgemäß in einer hierarchischen Struktur mit ineinander geschachtelten Registerknoten abgebildet. Ein Aktenplan hat Beschreibungsfelder wie u.a. die Aktenzeichensystematik (Aktenzeichen), den Titel der Aktenplanposition, die Aussonderungsart (z.B. Archivieren, Bewerten, Vernichten), die federführende Organisationseinheit und die Transfer-/Aufbewahrungsfrist. In einem Aktenplan können Akten nur in der untersten Ebene, der sogenannten „Betreffseinheit“, angelegt werden.
