SEMINARE & EVENTS

Individuelles Inhouse-Seminar ECM/DMS

Zielsetzung

Basierend auf den Zöller & Partner DMS-Seminaren haben wir die Möglichkeit geschaffen, aus dem umfangreichen Themenspektrum eine individuelle Agenda zusammenzustellen. Die soll Anwendern helfen, die sich mit dem Projektteam zu Grundlagen und ersten konkreten Fragen projektspezifisch umfassend und fundiert informieren wollen, um unter anderem

  • im Team ein gemeinsames Verständnis zu vielfältigen DMS-Themen zu schaffen,
  • möglichst früh erste Weichenstellungen zu wesentlichen Fragestellungen (Anbieter, Architekturfragen, Technologiefragen etc.) vornehmen zu können,
  • durch frühzeitiges Erkennen von Stolpersteinen, Produktlücken und kritischen Projektaufgaben die Projektrisiken zu minimieren,
  • die Produkte, Anbieter und grundsätzliche Lösungskonzepte besser voneinander abgrenzen zu können,
  • die eigenen Anforderungen mit den Machbarkeiten des Marktangebotes relativieren zu können,
  • einen ersten Überblick über Art und Umfang der anstehenden Projektarbeit zu erhalten.

Die Themenliste deckt nach unserer Erfahrung die häufigsten Fragestellungen in der Frühphase eines DMS-Projektes ab. Da nicht jeder Anwender an jedem Thema gleichermaßen interessiert ist, lassen sich die einzelnen Themen zu einer individuellen Agenda zusammenstellen. Themen können nicht nur gewichtet werden, sie können natürlich auch komplett weggelassen werden. Außerdem können selbstverständlich neue Themen aufgenommen werden.

Typisch sind 1- oder 2-Tage-Workshops, je nach Interessenlage und Aufgabenstellung. Zur individuellen Vorbereitung dient eine IST-Aufnahme wesentlicher Rahmendaten mit Hilfe der Zöller & Partner Anwendungscheckliste, die im Vorfeld der Veranstaltung ausgefüllt und ausgewertet wird.

Zur umfangreichen Dokumentation gehören auch verschiedene Checklisten, Mustervorlagen und andere Werkzeuge, die den Anwender in der Projektarbeit unterstützen.

 

Sie können in der folgenden Tabelle folgende Angaben machen:

  • Zeit auf 0 setzen: Die Agenda enthält das Thema, zeigt aber 0 Minuten dafür an
  • Zeit nicht setzen: Die Ihnen zugehende Agenda enthält dieses Thema nicht
  • Zeit auf anderen Wert setzen: Die Agenda zeigt den gesetzten Wert und berechnet die summierte Gesamtzeit in Stunden:Minuten
  • Weitere Themen vorschlagen: Wenn Sie andere Themen behandeln möchten, die in der Agenda nicht dargestellt wurden, können Sie dies am Ende der Agenda eintragen.

Wenn Sie auf "Abschicken" klicken, wird Ihnen und uns die Agenda automatisch per E-Mail zugesandt.

Thema und Erläuterung Dauer
Begrüßung
Vorstellung Agenda, Teilnehmer und Referenten. Sammeln von Teilnehmerfragen. Angemeldete Teilnehmer können uns vorab Fragen per Mail zukommen lassen.
Einführung und Überblick zu Archivierung, DMS, ECM
Erläuterung und Abgrenzung der wichtigsten Begriffe: Archivierung, DMS, ECM, Collaboration, Records Management u.a. Häufige Mythen und Legenden und die Faktenlage. Wenige echte und viele nur vermeintliche ECM-Standards und Normen. Status auf dem Markt: Wachstum und Vielfalt statt Konsolidierung. Kleinere Anbieter nehmen den großen ECM-Playern Marktanteile weg. Ernüchterung mit MS SharePoint: mächtige Collaboration-Plattform, aber kein preiswertes Komplett-DMS für Akte und Archiv. Wichtige Themen und Trends für 2012.
Dokument- und Dateiformate: MS Office, PDF, TIFF & Co.
Erläuterungen zu Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Formate. Antworten auf die häufigsten Fragen und Missverständnisse: Welche Formate für Archiv und Akte? Wann man die originalen Formate (z.B. aus MS Office oder EDI-Anwendungen) aufbewahren sollte, wann man dies MUSS und wann man besser in PDF konvertiert. Welches ISO-PDF ist das Beste? ISO 19005 oder ISO 32000? Entscheidungsbaum zur Ableitung der geeigneten Ablageformate liegt den Seminarunterlagen bei.
"Revisionssichere" Speicher
Erläuterung des Begriffs "revisionssichere Speicherung" und resultierende Anforderungen. Gestaltungsfreiheiten und -vorschriften für die IT. Pro und Contra optischer und magnetischer Archivspeicher. Die wichtigsten Auswahlkriterien in DMS-Szenarien. Wann braucht man heute noch (magnetische) WORM-Speicher? Wieso die BSI-Grundschutzkataloge an dieser Stelle nicht befolgt werden können.
Erfassung und Indexierung
Technische, funktionale und organisatorische Empfehlungen zum gesamten Erfassungsprozess für analoge und elektronische Dokumente. Fast immer vernachlässigt: Verknüpfungsszenarien mit führenden Anwendungen. Tipps zur Altbestandsübernahme.
Automatische Dokumentenerkennung
Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung und Datenextraktion. Die unterschiedlichen Verfahren: von der reinen OCR- und Mustererkennung bis zu lernenden Systemen. Wieso reine Erkennungsraten in die Irre leiten können und die Integration mit nachgelagerten Systemen viel wichtiger ist.
Automatische Rechnungseingangsbearbeitung
Besonderheiten der automatischen Rechnungseingangsverarbeitung. Wesentliche Anforderungen bei der Erkennung. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. Die wichtigsten Auswahlkriterien. Produkt- und Anbieterüberblick.
Funktionsumfang eines modernen DMS
Darstellung der Kernfunktionen. Unterschiede zu Collaboration- Lösungen wie Microsoft SharePoint. Erläuterung typischer Komponenten: Desktop- und MSOffice-Integration, Multi- Format-Viewer, Check-In/Check-Out, Versionierung, Genehmigungs- und Freigabeworkflows, Volltextsuche, mobile Clients, Verwaltungswerkzeuge für Mandanten, Dokumentklassen, Indexstrukturen, Protokollierung und Systemüberwachung, Zugriffsrechte und Löschfristenverwaltung.
DMS-Funktionalität II: Elektronische Akten
Besonderheiten elektronischer Akten. Was ein echtes Aktenverwaltungssystem auszeichnet: eigene Aktenattribute, Vorlagen, Verwaltungswerkzeuge und spezielle Aktenfunktionen (Schwebeakte, Aktendeckel, Umlauf, etc.).
Microsoft Sharepoint: Unterschiede zu einem DMS
Stärken und Schwächen von Microsoft Sharepoint im Vergleich zu einem klassischen DMS. Warum der Sharepoint kein Ersatz für eine (chaotische) File-Ablage ist. Tipps aus der Projektpraxis für Konzeption und Betrieb. Ausblick auf Sharepoint 2010.
E-Mail-Archivierung
Funktionsüberblick und Unterschiede der drei Hauptkategorien: Journal-, regel- und anwenderbasierte E-Mail-Archivierung. Unterschiede zwischen DMS-Erweiterungen, Mail-Appliance und Stand-Alone-Lösungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, private Mail, Viren- und Spamfilter. Typische Inhalte einer Betriebsvereinbarung. Produkt- und Anbieterüberblick.
Workflow im ECM-Kontext
Erläuterung der vier häufigsten Workflow-Definitionen im DMS-Markt: Dokumenten-Automation (Redaktionsworkflows), Genehmigung/Freizeichnung/Publishing, Postkorb-Szenarien, BPM. Erläuterung wichtiger Funktionen: Dokument- vs. Vorgangspostkorb, Einzel- und Gruppenpostkorb, Wiedervorlage, Eskalationsfunktionen, Arbeitsvorrat, Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Routing- und Prozessdefinitionen.
Integration mit Fachanwendungen
Erläuterung der Integrationsanforderungen: Rechercheintegration, Output-Integration, Prozessintegration. Lösungsvorschläge für die neuralgischen Punkte der Integration: Verknüpfungs- und Indexierszenarien für die Dokumentenerfassung bei früher und später Erfassung. Stolpersteine Transaktionssicherheit und systemübergreifende Zugriffsrechte.
Archivierung/Content Management im SAP-Umfeld
Erläuterung der SAP-Archivierungs- und Dokumententechnologien: ArchiveLink, EasyDM, DVS, PLM, CM, cFolders, WebFlow, SAP-Portal. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen: Welche Gründe könnte es für SAP-Anwender heute noch geben, externe DMS-Lösungen in Betracht zu ziehen? Welche Bedeutung hat SAP Folder Management (früher RM) nach dem Strategiewechsel der SAP?
Migration eines elektronischen Archivs / DMS
Beschreibung der Aufgaben für Dokumenten- und Systemmigration. Was muss außer Dokumenten und Indexdaten noch migriert werden? Vorgehen und spezifische Analyseinhalte. Typische Stolpersteine in Migrationsprojekten. Zahlreiche Tipps zur Aufwandsminderung und Revisionssicherheit.
Rechtsgrundlagen, Verfahrensdokumentation
Seminare in D: Handels-, steuer- und zivilrechtliche Anforderungen. Die häufigsten Mythen und Klarstellungen. Auswirkungen der AO/GDPdU, UStG, BDSG, SGB und anderer Vorschriften mit DMS-Bezug. Neue Regelung: Verzicht auf Signaturpflicht beim Vorsteuerabzug. Wie man eine Verfahrensdokumentation erstellt (Checkliste liegt bei).
Seminare in CH: Rechtliche Anforderungen aus OR, GEBÜV, EIDI-V u.a. regulatorische Anforderungen in der Schweiz. Kritische Sonderthemen: Speicher und Dokumentformate - was ist konkret gefordert und wo gibt es Gestaltungsfreiheiten? Erfahrungen aus der Praxis. Werkzeuge zur Erstellung der Verfahrensdokumentation.
Verfahrensdokumentation
Notwendige Bestandteile und praktikable Vorgehensweise zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gem. GOB/GOBS. Was kann man vom Hersteller fordern, was muss man selbst beisteuern?
Elektronische Signatur
Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMS-Anwendungen nicht sinnvoll ist. Darstellung der rechtlichen Anforderungen beim Betrieb und bei der Langzeitarchivierung. Wie geht man mit der Forderung zur Nachsignatur um?
Entwicklung einer ECM-Strategie
Entwicklung einer ECM-Strategie als Handlungsleitfaden für Dokumenten- und Content-Lösungen zur Begrenzung der Systemvielfalt. Notwendige Bestandteile, Einflussfaktoren, Risiken und Beteiligte. Abgrenzung und Integration der typischen Systemsäulen einer ECM-Strategie: DMS/Archiv, Collaboration, WCM, Portal.
Vorgehensweise und Systemauswahl
Werkzeuge und Vorgehensweise für Analyse- und Konzeptionsphase. DMS-/ECM-Besonderheiten bei Projektorganisation, Ist-Analyse, Erstellung Soll-Konzept, Anbieter- und Produktauswahl. Anleitung zur Nutzung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten.
Systemeinführung
Die verschiedenen Phasen vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Tipps für die Vorbereitung und Durchführung eines möglichst reibungslosen Projektablaufs: Bildung des Projektteams, Aufgabenverteilung, Schritte der Systemeinführung, Betriebsaspekte.
Kosten- und Nutzenaspekte
Kostencheckliste für Produkt- und Projektpositionen. Tipps und Werkzeuge zur Nutzenermittlung. Beispiele aus der Praxis.
Standards und Normen
Übersicht und kritische Betrachtung zu Standards und Normen für DMS-Anwender: ISO 15489, Moreq2, DOMEA, die verschiedenen JSR-Content- und Portal-Standards und deren Abgrenzung zu Microsofts CMIS-Initiative. Welche Standards sind wichtig, welche sind für Anwender nutzlos und verhindern ggf. sogar die Beschaffung der am besten geeigneten Lösung? Warum ODMA und DMA schon lange tot sind und warum die WfMC, nicht aber deren Interface-Standards wichtig sind.
Elektronische Formulare
Ersatz für traditionelle Papierformulare: eForms mit Routing und Genehmigungsprozessen. Enterprise Forms Management als Brücke zwischen Web-Anwendung und operativen Anwendungen. Besonderheiten von eForms, Off-/Online-Formulare, Integration mit EDM/DMS, Archivierung von eForms, digitales Signieren und Drucken elektronischer Formulare. Problembereiche aktueller Lösungen, Standards für elektronische Formulare, Markttrends, Auswahlkriterien für eine Formularlösung.
DOMEA
Bedeutung der KBST-Spezifikation für Projekte im öffentlichen Bereich. Darstellung der relevanten Inhalte des DOMEA-Anforderungskataloges. Funktionale Unterschiede gegenüber Standard-DMS-Lösungen. Was bringt DOMEA der ausschreibenden Behörde und welche Nachteile sind damit verbunden?
Druckdatenarchivierung/COLD
Abgrenzung der Archivierung von Anwendungs- und Druckdaten. Integrationsaspekte mit Output Management Systemen. Besonderheiten beim Archivieren von APA-Druckformaten wie IBM AFP, Xerox Metacode etc. Vor- und Nachteile der Aufbewahrung im Originalformat bzw. nach Konvertierung in TIFF oder PDF bzw. PDF/A.

 

Konditionen

Inhouse-Workshops werden zu einem Festpreis angeboten, der sich nach dem Umfang (1- oder 2-Tage Workshop) bestimmt. Nach Zugang der Daten aus dem untenstehenden Formular erhalten Sie ein für Sie unverbindliches Festpreisangebot.

Der Festpreis umfasst:

  • Sichtung der Anwendungscheckliste
  • Vorbereitung, individuelle Anpassung der Themen
  • Durchführung des Workshops
  • Übergabe der Dokumentation vorab
 

Interessiert an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

  • Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
  • oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
  • oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas

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