2-Tage Intensiv-Seminar: Elektronische Archivierung / Dokumenten Management
Vom Archiv zum Enterprise Content Management
Agenda Tag 1
| 09:00 - 09:15 | Begrüßung | ||
| Vorstellung Agenda, Teilnehmer und Referenten. Sammeln von Teilnehmerfragen. Angemeldete Teilnehmer können uns vorab Fragen per Mail zukommen lassen. | |||
| 09:15 - 10:15 | Einführung und Überblick | ||
| Erläuterung und Abgrenzung der wichtigsten Begriffe: Archivierung, DMS, ECM, Collaboration, Records Management u.a. Häufige Mythen und Legenden und die Faktenlage. Wenige echte und viele nur vermeintliche ECM-Standards und Normen. Status auf dem Markt: Wachstum und Vielfalt statt Konsolidierung. Kleinere Anbieter nehmen den großen ECM-Playern Marktanteile weg. Ernüchterung mit MS SharePoint: mächtige Collaboration-Plattform, aber kein preiswertes Komplett-DMS für Akte und Archiv. Wichtige Themen und Trends für 2012. | |||
| 10:15 - 11:15 | Dokument- und Dateiformate | ||
| Erläuterungen zu Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Formate. Antworten auf die häufigsten Fragen und Missverständnisse: Welche Formate für Archiv und Akte? Wann man die originalen Formate (z.B. aus MS Office oder EDI-Anwendungen) aufbewahren sollte, wann man dies MUSS und wann man besser in PDF konvertiert. Welches ISO-PDF ist das Beste? ISO 19005 oder ISO 32000? Entscheidungsbaum zur Ableitung der geeigneten Ablageformate liegt den Seminarunterlagen bei. | |||
| 11:15 - 11:30 | Kaffeepause | ||
| 11.30 - 12.15 | Erfassung und Indexierung | ||
| Technische, funktionale und organisatorische Empfehlungen zum gesamten Erfassungsprozess für analoge und elektronische Dokumente. Fast immer vernachlässigt: Verknüpfungsszenarien mit führenden Anwendungen. Tipps zur Altbestandsübernahme. | |||
| 12:15 - 13:00 | Automatische Dokumentenerkennung | ||
| Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung und Datenextraktion. Die unterschiedlichen Verfahren: von der reinen OCR- und Mustererkennung bis zu lernenden Systemen. Wieso reine Erkennungsraten in die Irre leiten können und die Integration mit nachgelagerten Systemen viel wichtiger ist. | |||
| 13:00 - 14:00 | Mittagspause | ||
| 14:00 - 14:30 | Automatische Rechnungseingangsbearbeitung | ||
| Besonderheiten der automatischen Rechnungseingangsverarbeitung. Wesentliche Anforderungen bei der Erkennung. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. Die wichtigsten Auswahlkriterien. Produkt- und Anbieterüberblick. | |||
| 14:30 - 15:30 | Funktionsumfang eines modernen DMS | ||
| Darstellung der Kernfunktionen. Unterschiede zu Collaboration- Lösungen wie Microsoft SharePoint. Erläuterung typischer Komponenten: Desktop- und MSOffice-Integration, Multi- Format-Viewer, Check-In/Check-Out, Versionierung, Genehmigungs- und Freigabeworkflows, Volltextsuche, mobile Clients, Verwaltungswerkzeuge für Mandanten, Dokumentklassen, Indexstrukturen, Protokollierung und Systemüberwachung, Zugriffsrechte und Löschfristenverwaltung. | |||
| 15:30 - 15:45 | Kaffeepause | ||
| 15:45 - 16:30 | DMS-Funktionalität II: Elektronische Akten | ||
| Besonderheiten elektronischer Akten. Was ein echtes Aktenverwaltungssystem auszeichnet: eigene Aktenattribute, Vorlagen, Verwaltungswerkzeuge und spezielle Aktenfunktionen (Schwebeakte, Aktendeckel, Umlauf, etc.). | |||
| 16:30 - 17:15 | E-Mail-Archivierung | ||
| Funktionsüberblick und Unterschiede der drei Hauptkategorien: Journal-, regel- und anwenderbasierte E-Mail-Archivierung. Unterschiede zwischen DMS-Erweiterungen, Mail-Appliance und Stand-Alone-Lösungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, private Mail, Viren- und Spamfilter. Typische Inhalte einer Betriebsvereinbarung. Produkt- und Anbieterüberblick. | |||
Agenda Tag 2
| 08:30 - 09:15 | Workflow im ECM-Kontext |
| Erläuterung der vier häufigsten Workflow-Definitionen im DMS-Markt: Dokumenten-Automation (Redaktionsworkflows), Genehmigung/Freizeichnung/Publishing, Postkorb-Szenarien, BPM. Erläuterung wichtiger Funktionen: Dokument- vs. Vorgangspostkorb, Einzel- und Gruppenpostkorb, Wiedervorlage, Eskalationsfunktionen, Arbeitsvorrat, Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Routing- und Prozessdefinitionen. | |
| 09:15 - 10:00 | Integration mit Fachanwendungen |
| Erläuterung der Integrationsanforderungen: Rechercheintegration, Output-Integration, Prozessintegration. Lösungsvorschläge für die neuralgischen Punkte der Integration: Verknüpfungs- und Indexierszenarien für die Dokumentenerfassung bei früher und später Erfassung. Stolpersteine Transaktionssicherheit und systemübergreifende Zugriffsrechte. | |
| 10:00 - 10:45 | Archivierung/Content Management im SAP-Umfeld |
| Erläuterung der SAP-Archivierungs- und Dokumententechnologien: ArchiveLink, EasyDM, DVS, PLM, CM, cFolders, WebFlow, SAP-Portal. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen: Welche Gründe könnte es für SAP-Anwender heute noch geben, externe DMS-Lösungen in Betracht zu ziehen? Welche Bedeutung hat SAP Folder Management (früher RM) nach dem Strategiewechsel der SAP? | |
| 10:45 - 11:00 | Kaffeepause |
| 11:00- 12.00 | Rechtsgrundlagen, Verfahrensdokumentation |
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Seminare in D: Handels-, steuer- und zivilrechtliche Anforderungen. Die häufigsten Mythen und Klarstellungen. Auswirkungen der AO/GDPdU, UStG, BDSG, SGB und anderer Vorschriften mit DMS-Bezug. Neue Regelung: Verzicht auf Signaturpflicht beim Vorsteuerabzug. Wie man eine Verfahrensdokumentation erstellt (Checkliste liegt bei). Seminare in CH: Rechtliche Anforderungen aus OR, GEBÜV, EIDI-V u.a. regulatorische Anforderungen in der Schweiz. Kritische Sonderthemen: Speicher und Dokumentformate – was ist konkret gefordert und wo gibt es Gestaltungsfreiheiten? Erfahrungen aus der Praxis. Werkzeuge zur Erstellung der Verfahrensdokumentation. |
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| 12.00 - 12:30 | Elektronische Signatur |
| Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMSAnwendungen nicht sinnvoll ist. Darstellung der rechtlichen Anforderungen beim Betrieb und bei der Langzeitarchivierung. Wie geht man mit der Forderung zur Nachsignatur um? | |
| 12:30 - 13:30 | Mittagspause |
| 13:30 - 14:15 | Entwicklung einer ECM-Strategie |
| Entwicklung einer ECM-Strategie als Handlungsleitfaden für Dokumenten- und Content-Lösungen zur Begrenzung der Systemvielfalt. Notwendige Bestandteile, Einflussfaktoren, Risiken und Beteiligte. Abgrenzung und Integration der typischen Systemsäulen einer ECM-Strategie: DMS/Archiv, Collaboration, WCM, Portal. | |
| 14:15 - 15:15 | Vorgehensweise und Systemauswahl |
| Werkzeuge und Vorgehensweise für Analyse- und Konzeptionsphase. DMS-/ECM-Besonderheiten bei Projektorganisation, Ist-Analyse, Erstellung Soll-Konzept, Anbieter- und Produktauswahl. Anleitung zur Nutzung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten. | |
| 15:15 - 15:30 | Kaffeepause |
| 15:30 - 16:15 | Systemeinführung |
| Die verschiedenen Phasen vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Tipps für die Vorbereitung und Durchführung eines möglichst reibungslosen Projektablaufs: Bildung des Projektteams, Aufgabenverteilung, Schritte der Systemeinführung, Betriebsaspekte. | |
| 16:15 - 16:45 | Kosten- und Nutzenaspekte |
| Kostencheckliste für Produkt- und Projektpositionen. Tipps und Werkzeuge zur Nutzenermittlung. Beispiele aus der Praxis. | |
| 16:45 | Ende der Veranstaltung |