2-Tage Intensiv-Seminar: Elektronische Archivierung / Dokumenten Management
Stimmen von Seminarteilnehmern:
- "Alles ++. Besonders positiv: Unterlagen und Art der Moderation";
R.D. PriceWaterhouseCoopers - "Kurzweilig, dynamisch, gut!"; R.W. Volkswagen
- "Vorbildlich!"; U.G. VGH Versicherungen
- Kompetente, lockere und spritzige Präsentation"; A.R. Tchibo
- "Präsentation: 10 von 10 Punkten. Referenzcharakter!" E.S. MAN Turbo AG
- Weitere Stimmen von Teilnehmern...
Hier geht's direkt zur Seminaragenda!
- Begriffsklärungen: Archivierung, DMS, ECM etc.
- Markt-, Anbieter- und Produktüberblick
- DMS- und ECM Kernfunktionen im Detail: Dokumentenverwaltung, Versionierung, Archivierung, Aktenverwaltung, Workflow/Postkorb u.a.
- Sonderthema: E-Mail-Archivierung
- Unterschiede/Abgrenzung zu Collaboration-Lösungen wie MS Sharepoint
- Besonderheiten der elektronischen Akte
- Rechtliche Anforderungen, elektronische Signatur, Verfahrensdokumentation
- Stolpersteine bei der Systemauswahl
- Entwicklung einer ECM-Strategie
Nicht nur die Papiermengen im Posteingang sondern auch die schnell wachsenden Mengen digitaler Unterlagen und Dateien stellen die Anwender vor große Probleme, unabhängig von Größe und Branche des Unternehmens. Dokumente und Dateien aus unterschiedlichen Quellen entziehen sich einer effizienten Verwaltung auch aufgrund des unkontrollierten Mengenwachstums auf File-Servern, E-Mail-Systemen und anderen elektronischen Aufbewahrungsorten. Die Mitarbeiter finden Unterlagen nicht da, wo sie sie vermuten, die „vollständige Akte“ ging schon lange verloren. Das gilt für archivierte Belege ebenso wie für lebende Dokumente in Teamprojekten. In einem Umfeld wachsender Sensibilisierung für mangelnde Ordnungsmäßigkeit, nicht vorhandener Dokumentations- und Auskunftsfähigkeit und der Einsicht, dass die konventionellen Ablagen auf File- und E-Mail Systemen in die Sackgasse führen, wird das Potential moderner DMS- und ECM-Lösungen immer offensichtlicher.
Zwei wesentliche Hindernisse stehen einer Lösung aber häufig noch im Weg: die Unübersichtlichkeit des Marktes und die Komplexität des Themas.
Verwirrende Vielfalt
Dokumenten Management ist mittlerweile ein Synonym geworden für effiziente, integrierte und ordnungsgemäße Verwaltung von Dateien und Unterlagen aller Art. Die ECM-/DMS-Branche liefert Lösungen für diese Probleme, macht es den Anwendern aber schwer, sich im Dickicht der Schlagworte zu orientieren und die richtigen Systeme auszuwählen. Das liegt zum einen an den unklaren Begrifflichkeiten (Archivierung, DMS, ECM, Collaboration, Workflow, Records Management etc.) aber auch an der für den Neueinsteiger schwierigen Vergleichbarkeit der Angebote. Dies trifft auch auf den Vergleich von klassischen DMS/ECM-Lösungen mit Microsofts Sharepoint oder anderen Dokumenten-verwaltenden Collaboration-Lösungen zu.
Die Unterschiede, vor allem in der DMS-/ECM-Funktionalität, bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und Skalierbarkeit und den Werkzeugen zur Anpassung an die individuellen Anforderungen und vieler anderer kritischer Merkmale, offenbaren sich dem Anwender, der unvorbereitet solche Systeme auswählt, allzu häufig erst nach Vertragsabschluss.
Komplexität des Themas: „Ich dachte, das ist Standard“
Häufig wird Funktionsumfang und Dienstleistungsaufwand falsch eingeschätzt: Unter der Annahme, dass bestimmte Funktionen feststehende Bedeutungen haben („Akte“, „Arbeitskorb“, „Workflow“) und im Standard-Umfang enthalten sind, werden die zum Erstellen der Lösungen notwendigen Dienstleistungen für Customizing und Anwendungsintegration nicht ausreichend ermittelt. Die Folge sind ungeplante und erhebliche Zusatzkosten.
Kenntnisse dessen, was ein modernes DMS an Funktionalität im Standard mitbringt und wo man Anpassungen erwarten muss, wie man diese ermittelt und formuliert und eine darauf aufsetzende saubere fachliche und funktionale Konzeption der Lösung, sind daher für alle Beteiligten – Anbieter und Anwender – unverzichtbare Grundvoraussetzungen für den Projekterfolg.
Druck zur Verschlankung von Prozessen wächst
DMS- und ECM-Lösungen - und die damit mögliche Automation Dokumenten-basierter Abläufe - sind mittlerweile in vielen Unternehmen zum unverzichtbaren Teil der Anwendungslandschaft geworden. Die wichtigsten Triebfedern der Anwender: Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen durch entschlackte Geschäftsprozesse, Konformität mit einer wachsenden Zahl regulatorischer Anforderungen und Wiederherstellung der, in der Flut von Systemen und Informationen längst verlorengegangenen, Auskunftsfähigkeit.
Plattformanbieter vs. ECM-Spezialisten
Dies und die Tatsache, dass auch ehemals DMS-fremde Anbieter wie Microsoft und SAP auf diesem Markt mit eigenen Content-Funktionen aktiv sind, ist für die meisten Anwender aufgrund der Unvergleichbarkeit der Ansätze eher verwirrend. In Auswahlprojekten muss daher immer häufiger auch das Angebot der, in der IT bereits gesetzten, Plattform-Anbieter berücksichtigt werden, um dann häufig festzustellen, dass die klassischen DMS/ECM-Hersteller bezüglich der „Komplettheit“ ihres Produkt- und Dienstleistungsangebotes um Jahre voraus sind. Wer das übersieht, wird durch nicht geplante Ergänzungsaufwendungen böse überrascht.
Boom im Mittelstand: von den Großen vernachlässigt
Eine Reihe mittelständischer Hersteller adressiert mit ihren Komplettlösungen, inkl. Aktenfunktionen, E-Mail- und MS Office-Archivierung bis hin zu integrierten Postkorb/Workflow-Komponenten, erfolgreich den Markt für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Dieses boomende Marktsegment wurde von den großen, internationalen Anbietern bis heute weder preislich noch architektonisch adressiert, was einer der Hauptgründe für die immer noch vorhandene Vielfalt an Angeboten auf dem Markt ist.
Zunehmende Bedeutung: Regulatorische Anforderungen
Die IT muss für eine wachsende Flut von Dokumenten und Unterlagen Systemumgebungen schaffen, die einer Vielfalt gesetzlicher Anforderungen entsprechen müssen (Stichwort: "revisionssichere" Archivierung). Das betrifft E-Mail ebenso wie gescannte Eingangspost, intern erstellte PC-Dokumente oder auch Auslagerungsdaten aus den ERP-Anwendungen. Elektronische Archivierung, Records- und Mail-Management sind typische DMS-/ECM-Funktionen, die dem Anwender helfen können, solche Anforderungen abzudecken.
Wichtige Themen, unsinnige Zertifizierungen
Die Behandlung weiterer Themen wie PDF/A, Sinn und Unsinn elektronischer Signaturen für DMS-Lösungen, Collaboration, automatische Belegverarbeitung, Vor- und Nachteile der Mail- und File-System-Archivierung etc. sind Bestandteil der meisten DMS-Projekte. Immer häufiger ein Thema: die Frage der Relevanz von „Zertifizierungen“ gem. GOB, GDPdU, DOMEA (in der Schweiz: OR/GeBüV), Moreq und zahlreiche andere, die den Zertifizierungsanbietern Umsatz, den Anbietern vermeintliche Marketingvorteile, den Anwendern aber häufig gar nichts bringen.
Solide Wissensgrundlage
Das Zöller & Partner DMS-Seminar vermittelt eine solide Wissensgrundlage und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen aus der DMS-Praxis zum gesamten Themenbogen. Das Seminar dient Neueinsteigern ebenso wie erfahrenen Mitarbeitern zur Know-how-Auffrischung. Basisthemen werden ebenso behandelt wie aktuelle Themen. Die seit über 10 Jahren hervorragende Bewertung der Teilnehmer (siehe Beispiele) bestätigt das praxisnahe Konzept. Wenn Sie Fragen zum Inhalt haben, können Sie sich unter info@zoeller.de jederzeit an uns wenden.
Die Seminarunterlagen umfassen nicht nur die umfangreichen Vollfarb-Seminarordner, sondern auch zusätzliche Anleitungen und Checklisten, ein umfangreiches DMS-Glossar sowie vertiefende Präsentationen zu weiteren Themen.
Natürlich können Sie sich auch "papierlos" hier anmelden. Wir würden uns freuen, Sie auf dem Seminar begrüßen zu dürfen.
Als Bonus erhalten die Teilnehmer ein Exemplar des Fachbuches aus dem Gabler-Verlag „Steuersicher Archivieren“ von Thorsten Brand, Stefan Groß, Dr. Ivo Geis, Bernhard Lindgens und Bernhard Zöller. Auf Wunsch erhalten die Teilnehmer als Alternative ein Exemplar der DMS-Marktübersicht 2010 (950 Seiten, 51 Systeme).