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ECM-Strategie

Gewachsene Vielfalt an Archiv-, DMS- und ECM-Lösungen

Die Systemlandschaft, die man bei vielen mittleren und großen ECM-Anwendern vorfindet, ist häufig gekennzeichnet durch:

  • Abteilungsoptimierte Lösungen, abteilungsübergreifende (prozessweite) Sicht wurde wenig oder gar nicht berücksichtigt.
  • Vielfalt unterschiedlicher Systeme von unterschiedlichen Herstellern mit zum Teil überlappender Funktionalität.
  • Unterschiedliche Architekturen auf allen Ebenen, keine durchgehende Unterstützung der IT-Architekturstandards.
  • Zum Teil auch teure Altsysteme, die vom Hersteller nicht mehr oder nur zu marktunüblich hohen Kosten weiter supported werden. Hier gibt es zahlreiche Großinstallationen, die seit Jahren aus der Softwareentwicklung genommen wurden, somit keine neuen Funktionen zur Verfügung gestellt werden, der Support für neue Client- und Serverplattformen immer kritischer wird und in der Regel sehr hohe jährliche Service- und Betriebskosten verursachen.
  • Keine Synergieeffekte bei Komponenten, Verwaltungs- und Entwicklungswerkzeugen, Lizenzen, Supportstrukturen, Mitarbeiterausbildung etc.
  • Keine einheitliche Vorgehensweise für Anwendungsanalyse, Mapping mit den im Unternehmen verfügbaren ECM-Standard-Diensten, Implementierung und Roll-out.
Das gilt sowohl für Anwender, die nur national aufgestellt sind, erst recht aber für international tätige Unternehmen, die in den Auslandsgesellschaften häufig regionale Systeme einsetzten.
Zum Teil lässt sich diese Vielfalt auch durch die Historie auf dem ECM-Markt erklären, weil die ECM-Lösungen früherer Jahre gar nicht in der Lage waren, unterschiedliche Anforderungen wie Redaktionsfunktionen, Freigabeprozesse, Versionierung, Archivierung von Eingangs- und Ausgangspost inkl. MS Office und E-Mail-Objekten etc. in einer homogenen Gesamtarchitektur abzudecken.
Mittlerweile stellt sich diese Situation aber anders dar. Moderne ECM-Plattformen sind in der Lage, eine Vielzahl ECM-Funktionen abzudecken und bieten sich daher an, wenn die Systemvielfalt mittel- und langfristig reduziert werden soll. Viele Unternehmen entwickeln daher eine ECM-Strategie als Orientierungsleitfaden für die weitere Ausgestaltung der Systemlandschaft. Selten werden dabei alle Altlösungen auf einen Schlag durch eine einzige neue ECM-Plattform abgelöst. Vielmehr findet in den allermeisten Fällen eine phasenweise Migration auf eine deutlich reduzierte Anzahl ECM-Plattformen statt, da derzeit keine ECM-Plattform für alle Kernfunktionen (zum Beispiel DMS/Akte/Archiv ebenso wie Collaboration) gleich gut geeignet ist.
Zielsetzung der ECM-Strategie ist daher eine weitgehende Reduktion der ECM-Vielfalt, auf denen die ECM-Anwendungen basieren, in einem Vorgehen, welches die Migrationsrisiken einzelner Anwendungen planbar macht.

Bestandteile einer ECM-Strategie

Die Ergebnisdokumentation (das ECM-Strategiepapier) sollte folgende Themen abdecken:

  • ECM-Funktionsangebot: Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen Bereichs-/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?
  • Auswahl der strategischen Komponenten, Definition der Spielregeln für Ausnahmen
  • Teamkonsens zu „Leitplanken“: Was ist sinnvoll, was NICHT marktgängig, was geht mit den vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?
  • Zielarchitektur, inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt
  • Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang mit Dokumenten und Unterlagen inkl. Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.
  • Vereinbarung zu Ordnungssystemen: Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen
  • Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen: Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen, Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM-Arbeitspakete
  • Roadmap für die stufenweise Umsetzung

Zielbild: ECM-Säulen-Strategie

Im Vorgehensmodell von Zöller & Partner wird ein ECM-Architektur-Zielbild dargestellt (siehe Abbildung).

 

Zielbild ECM Strategie

  • Die unterschiedlichen Linien und Stabsbereiche – siehe (1) – haben – unabhängig von Branche und Größe der Organisation – unterschiedliche fachliche/funktionale ECM-Anforderungen. Daraus resultiert die Notwendigkeit, solche Anforderungen bereichs- bzw. prozessspezifisch zu ermitteln. Das erfolgt aus Aufwandsgründen aber in der Regel nicht durch eine individuelle Betrachtung aller Bereiche. Vielmehr kann die detaillierte Aufnahme der Anforderungen auf ausgewählte kritische Bereiche/Prozesse begrenzt werden, ergänzt um eine Kernteameinschätzung vergleichbarer Anforderungen in den anderen Bereichen. Diese „Einschätzung“ kann auf vorhandenen Informationen im ECM-Kernteam basieren oder, sollten diese Informationen fehlen, auf Basis der Zöller & Partner ECM-Anwendungscheckliste fundiert und trotzdem effizient ermittelt werden.
    Wichtig: Vor allem die „typischen“ ECM-Anforderungen, die für bestimmte ECM-Kernfunktionen (Collaboration, Akte/Archiv, DMS) immer wieder gefordert werden, müssen auch für die priorisierten Bereiche nicht durch eine Vor-Ort-Analyse ermittelt werden. Diese können häufig bereits im Vorfeld sehr einfach auf Basis eines Best-Practice-Vorschlages von Zöller & Partner im ECM-Kernteam abgestimmt werden. Das geht mit moderatem Aufwand, sodass in den allermeisten Fällen nur noch spezielle, kritische, nicht selbstverständliche Anforderungen ermittelt und spezifiziert werden müssen. Da sich hier auch die in Frage kommenden Systeme deutlich mehr voneinander unterscheiden werden als bei den Standardfunktionen, ist hier auch der Aufwand sinnvoller zugeordnet.
  • Auf Basis einer Anwendungsanalyse in den unterschiedlichen Bereichen (1), unter Berücksichtigung der Fachanwendungen und der IT-Infrastruktur (Fileablage, E-Mail-Ablage), wird eine ECM-Säulen-Strategie entwickelt, bei der die wesentlichen Säulen (2) durch ausgewählte Systeme bzw. Plattformen abgedeckt werden
    • ERP-Content Funktionen (sofern vorhanden)
    • DMS/Akte/Archiv
    • Collaboration
    • Und ggf. spezialisierte Anforderungen, die von den marktgängigen ECM-Plattformen schlecht oder gar nicht abgedeckt werden (bspw. Bildarchiv, WCM, technisches Redaktionssystem, Video-Plattform, medizinische Bildgeber etc.)
  • Zu diesem Zeitpunkt sind den Säulen häufig noch keine Systeme, Anbieter oder Produkte zugeordnet, bestenfalls „Kandidaten“. SAP steht in der generischen Abbildung als ECM-Säulenkandidat, weil SAP selbst eine Reihe eigener Content Funktionen anbietet, die bei vielen Anwendern als Teil einer ECM-Strategie zum Einsatz kommen: SAP Content Server, PLM, DVS, aber auch Netweaver Folders Management (ehemals SAP Records Management) sind nur Beispiele. Hat der Anwender also eine ERP-Lösung, die selbst über eigene ECM-Funktionen verfügt, sollte auch die ERP-Plattform in der Erarbeitung der ECM-Strategie berücksichtigt werden.
  • In der Regel findet eine Bewertung bereits vorhandener ECM-Lösungen im Hinblick darauf statt, ob diese auch als ECM-Säule in Frage kommen. Das würde eine Ausschreibung und Neubeschaffung und vielleicht auch Migrationsaufgaben von Altsystemen vermeiden oder zumindest erleichtern. Hierbei werden neben funktionalen Aspekten auch andere Kriterien herangezogen wie: Überlebensfähigkeit der Produktlinie (Bewertung der Produkt-Roadmap, Modernität der Architektur), Entwicklung der Marktposition des Herstellers, Internationalität des Herstellers (nicht für alle Anwender relevant), Partner-/Drittmarkt zur Ergänzung funktionaler Lücken und viele mehr.
  • Es ist denkbar, dass mehrere Säulen durch eine einzige Plattform abgedeckt werden. So finden sich in den meisten Collaboration-Plattformen auch Funktionen für Dokumenten Management. Wenn diese Funktionen für die Anforderungen an DMS/Akte/Archiv ausreichend sind, können beide Kernfunktionen durch 1 ECM-Säule abgedeckt werden. Wenn für DMS/Akte/Archiv und Collaboration aber – was häufig vorkommt – zwei Plattformen zum Einsatz kommen müssen, dann sollte in der ECM-Strategie auch aufgezeigt werden, wie eine für den Endanwender verständliche Abgrenzung – siehe (3) – vorgenommen werden kann, und ob man technische Schnittstellen zwischen beiden Säulen benötigt (zum Beispiel für die revisionssichere Archivierung aus der Collaboration-Lösung in die DMS/Archiv-Lösung).
  • Wichtig bei der Auswahl der ECM-Plattform ist der Werkzeug-Charakter: Die Plattform muss es durch geeignete Customizing- oder Entwicklungswerkzeuge erlauben, die unterschiedlichen Anforderungen der Bereiche und Prozesse individuell abzudecken. Für häufig vorkommende Anforderungen (bspw. Kreditorenworkflow, SAP-Integration, E-Mail-Archivierung und MS Office-Integration, Vertrags- und Personalakte etc.) sollte es einfach anpassbare „Standardprodukte“ geben. Für darüber hinausgehende Individualanforderungen (Integration in eigenentwickelte Fachanwendungen, spezifische Workflow- und Aktenfunktionen etc.) sollte aber immer auch die Möglichkeit einer releasefähigen Individualprogrammierung bestehen.
  • Die ECM-Komponenten sind nur dauerhaft betreibbar, wenn sie sich architektonisch in die IT-Architektur einpassen. Dazu gehören Datenbanken, Server, Client- und Middle-Tier-Technologien, ebenso wie die ggf. notwendigen dedizierten Archivspeicher – siehe (4).
  • Die bei der Umsetzung der ECM-Strategie Beteiligten sind in orangefarbenen Kästchen dargestellt:
    • [1]: Ansprechpartner in den Fachbereichen in der Phase der Anforderungserhebung, ggf. später bei QS der Fachkonzeption
    • [2]: Schnittstelle zwischen den Anwendern und der IT, häufig Betriebsorganisation, häufig mit Unterstützung durch ECM-Experten zur Anforderungserhebung, Projektqualifikation und Auswahl der geeigneten Komponenten aus der dem Unternehmen zur Verfügung stehenden ECM-Werkzeuge
    • [3]: IT-naher Bereich für Umsetzung und Betrieb der Lösungen
    • [4]: temporär notwendige Bereiche für Konzeptionsarbeiten, regulatorische Abnahme, etc.

Nutzen einer ECM-Strategie

Nutzen für die Unternehmensziele

  • Verfügbarkeit einer einheitlichen Anwendungsplattform statt vieler Einzelsysteme zur Gestaltung papierloser, zeit- und standortunabhängiger Geschäftsprozesse
  • Schaffung der Voraussetzung für neue Bürokonzepte. Stichworte: virtuelle Büros, Home Office, SharedOffice.
  • Schaffung der Voraussetzungen zur Auslagerung dokumentbasierter Geschäftsprozesse

Erfüllung regulatorischer Anforderungen

  • Schaffung einer einheitlichen Plattform für die Definition und Umsetzung von Regelwerken zur Erfüllung gesetzlicher, innerbetrieblicher oder sonstiger verpflichtender Regelungen
  • Gleichzeitige Berücksichtigung unterschiedlicher regionaler Anforderungen für Dokumentbestände und –Prozesse.
  • Minimierung der Compliance-Risiken durch ordnungsgemäße und automatisierte Verfahren (statt Risiken durch Vielfalt und manuelle Verfahren)
  • Die Vorteile beziehen sich ausdrücklich nicht nur auf jene Bereiche, wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, sondern auch auf die freiwillige Aufbewahrung zur Verbesserung von Rechtspositionen zum Beispiel im Zivilrecht (wo es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt) oder auf Basis branchenspezifischer Empfehlungen und innerbetrieblicher Anweisungen.

Nutzen für die IT-Strategie und Systembetrieb

  • Reduzierung der Vielfalt Content-verwaltender Systeme. Dadurch deutliche Reduktion der technischen Komplexitäten, Erhöhung der Betriebssicherheit, Sicherstellung dauerhafter Betriebsfähigkeit der Komponenten.
  • Synergieeffekte bei Lizenzbeschaffung, Wartung und Support, Mitarbeiterausbildung, internem Lösungs-Know-how
  • Konformität mit IT-Architektur des Unternehmens. Hier sind neben der Plattformunterstützung vor allem die Technologie der Middle-Tier und die erlaubte Client-Technologie zu nennen.
  • Sicherstellung der dauerhaften Kommunikationsfähigkeit der ECM-Lösungen mit anderen ECM-relevanten Anwendungen.
  • Entscheidungsvorlage, welches die führenden und welches die geführten Systeme sind. Typische Fragestellung: Soll die BPM-Engine des DMS/ECM die Vorgangsbearbeitung auf dem Host steuern oder soll die Host-basierte Vorgangsbearbeitung das ECM steuern?

Abdeckung der Bereichs- und Prozessanforderungen

  • Verfügbarkeit / Wiederverwendbarkeit eines Vorgehensmodells zur Abdeckung heutiger und zukünftiger Bereichs- und Prozessanforderungen. Dieses beinhaltet häufig auch die Werkzeuge und Bewertungskriterien für Projektqualifizierung, Anforderungsermittlung, Lösungskonzeption sowie den Umsetzungs- und Projektplan.
  • Abdeckung unterschiedlicher funktionaler Anforderungen (Sachbearbeitung, Knowledge-Worker, Führungsebene etc.) mit unterschiedlichen Anforderungen an Ergonomie, Individualisierbarkeit, Performanz, Mobilität, Zugriffsrechte etc.
  • Ganzheitliche Sicht auf Unterlagen und Dokumente, unabhängig von deren Quelle (ERP-System, Mail, Scanner).
  • Sicherstellung, dass nicht nur die Content-Anforderungen, sondern auch die Prozessanforderungen unterstützt werden (Stichworte: Dunkelverarbeitung, Automation der Vorgangsbearbeitung, Industrialisierung der Arbeitsprozesse in der Sachbearbeitung).
  • Entscheidungsvorlage über die Frage, welche Prozesse und Verfahren ggf. an Externe ausgelagert werden sollen.
  • Abdeckung zukünftiger Anforderungen: Collaboration, mobile User, Zusammenführung/Auflösung von Systemen nach Fusionen.

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