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Anbieter- und Systemauswahl gem. VOL/A

ECM-/DMS-Auswahl unter Berücksichtigung der VOL/A

Für ECM-Anwender im öffentlichen Bereich, die also der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) unterliegen, stellt die Systemauswahl zusätzlich zu den fachlichen, ECM-spezifischen Herausforderungen (siehe hier) auch formale Herausforderungen dar. Die Standardausschreibungsverfahren pressen den Auftraggeber in ein relativ starres Korsett:
  1. Es gibt – in den Standardverfahren – keine Möglichkeit zur Verhandlung.
  2. Das Ergebnis der Ausschreibung ist typischerweise ein Werkvertrag mit Abnahmeverpflichtung für Mengen und Funktionen, der aber für ECM-Projekte, die sich über mehrere Jahre und unterschiedliche fachlich-funktionale Phasen erstrecken, ungeeignet ist.
  3. Die Bewertung folgt einer starren, vorab definierten Bewertungsmatrix, was für die Auswahl komplexer IT-Lösungen eine Erschwernis darstellt.
  4. Mit welchem Faktor der Angebotspreis mit in die Auswertung eingeht, muss vorab definiert werden. Unseriös niedrig bepreiste Angebote sind nur sehr schwer aus dem Verfahren auszuschließen. Somit besteht immer die Gefahr, dass sich Anbieter durch unseriöse Preise in Projekte einkaufen und später im Projektverlauf die tatsächlich erforderlichen Aufwände per Change-Requests fordern. Diese Preisproblematik führt typischerweise dazu, dass nicht der fachlich leistungsfähigste Anbieter den Zuschlag erhält, sondern das so genannte „wirtschaftlichste“ Angebot, das durch den unseriös niedrigen Preis das Weniger an Leistung überkompensieren konnte.
  5. Bei komplexeren, strategischen ECM-Beschaffungen gibt es nicht den einen in der Bewertung zu berücksichtigenden Angebotspreis. Vielmehr schreibt der Beschaffende in der Regel Bezugsrechte für unterschiedliche Lizenzen für unterschiedliche Projektphasen und die darauf entfallende Wartung und Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum aus. Eine genaue Vorhersage, wann welche Lizenzen und Dienstleistungen benötigt werden, ist in der Praxis aber nicht möglich. Was ist in diesem Fall der Angebotspreis und somit in der Bewertung zu berücksichtigen?

Es zeigt sich, dass die Vergabeordnung nicht darauf ausgelegt ist, komplexe ECM/DMS-Software zu beschaffen, die typischerweise:

  • aus einer Vielzahl von Softwaremodulen und Kostenarten (Lizenzkosten für die initiale Beschaffung, Lizenzkonditionen für die Lizenzbezugsrechte für künftige Ausbaustufen, Wartung, Dienstleistungen etc.) bestehen, die beim Beschaffenden in unterschiedlicher Art und Weise zum Tragen kommen.
  • erst beim Kunden durch die Anpassung der eingekauften Standardsoftware zur Lösung werden. Somit ist es typisch, dass der größere Anteil der Projektkosten aus Dienstleistungen besteht und nicht aus den Softwarelizenzen.

Daher ergibt sich die eigentliche Herausforderung in der Ausschreibung einer ECM/DMS-Lösung darin, die zu erwartenden Dienstleistungen möglichst realistisch abzufragen. Dies trifft nicht nur auf die Projekte in der öffentlichen Verwaltung zu, aber durch die Vergabeordnung fällt es deutlich schwerer in der Systemauswahlphase den sich daraus ergebenden Risiken entgegen zu steuern.
In einer Vielzahl an öffentlichen Ausschreibungsprojekten wurden die Werkzeuge, die in den Systemauswahlprozessen im privatrechtlichen Bereich eingesetzt werden, an die besonderen Anforderungen der Kunden aus dem öffentlichen Bereich angepasst. Weiterhin wurde eine Best-Practice-Vorgehensweise erarbeitet, die den Kunden bei der weiteren Vorgehensweise unterstützt:

Werkzeuge, Methodik

  • Begründung der Wahl des Vergabeverfahrens. Bei ECM-Projekten eignet sich das Standardverfahren (Offenes Verfahren, bzw. öffentliche Ausschreibung) regelmäßig nicht. Um Verfahrensfehler zu vermeiden, muss ein Abweichen – auch wenn die Gründe offensichtlich sind – gut begründet werden. Sehr häufig kommen daher folgende Ausschreibungsverfahren zum Einsatz:
    • in EU-weiten Ausschreibungsverfahren:
      • das Verhandlungsverfahren
      • das nicht-offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb
    • sowie in nationalen Verfahren:
      • die beschränkte Ausschreibung
      • die freihändige Vergabe
  • Werkzeuge zur Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs
  • Aufbau der Bewertungsmatrix
  • Vorlagen für die Verdingungsunterlagen
    • Leistungsbeschreibung
    • Kriterienkatalog inkl. Bewertungsschema
    • Preisabfrage
    • Standardisierte EVB-IT-Vertragsmuster (inkl. Hinweise zur Vertragsgestaltung)
  • Empfehlungen und Vorlagen für die Planung von Bieterpräsentationen
  • Vorlagen für die Bewertung der Bieterpräsentationen

Übergebene Ergebnisse

Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über die wesentlichen Dokumente, die der Vergabeakte beigefügt sein müssen:

  • Begründung des gewählten Vergabeverfahrens
  • Auswertung des Teilnahmewettbewerbs
  • Vergabeunterlagen inkl. Vertragsentwürfe und Bewertungsmatrix
  • Ergebnis der Angebotswertung nach den Wertungsstufen
  • Ggf. Dokumentation der Verhandlungsrunden
  • Begründung der Zuschlagserteilung

Mit diesem speziell auf die Anforderungen der Vergabeordnung angepassten Systemauswahlprozess und den darin eingesetzten Werkzeugen bietet die Zöller & Partner GmbH den öffentlichen Verwaltungen auf allen Ebenen (Bundes-, Landes- und kommunaler Bereich) ein Beratungspaket an, welches dafür sorgt, dass nicht das günstigste, sondern tatsächlich das wirtschaftlichste Angebot, also das Angebot welches die für ein erfolgreiches Projekt erforderliche Leistung zum bestmöglichen Preis bietet, den Zuschlag erhält.

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