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Revisionssichere Archivierung durch eine DMS-Verfahrensdokumentation
1-Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV und Revision
Zielsetzung
Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.
Darüber hinaus dient die Verfahrensdokumentation aber auch dazu, sowohl dem Betreiber wie auch dem Hersteller die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems zu gewährleisten. Der Hersteller hat die Sicherheit, dass keinerlei Eingriffe in das System erfolgen, die nicht vom Betreiber dokumentiert werden. Der Betreiber hat die Sicherheit, dass alle Veränderungen durch den Hersteller dokumentiert werden müssen und diese gemeinsam durch Betreiber und Hersteller abgenommen werden.
Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, 7.11.95).
Der Workshop beantwortet die folgenden Fragenstellungen:
- Was sind die konkreten Inhalte einer DMS-Verfahrensdokumentation?
- Welche vorhandenen Dokumentationen können für eine Verfahrensdokumentation genutzt werden?
- Was sollte man beim Projektstart beachten, um spätere Aufwände zu reduzieren?
- Was kann man vom DMS-Hersteller fordern? Von welchen DMS-Hersteller existieren bereits Musterverfahrensdokumentationen?
- Sollte man eine Verfahrensdokumentation vom TÜV zertifizieren lassen? Was ist der Umfang einer Zertifizierung?
Themen des Workshops
- Darstellung der Rechtsgrundlagen und anderer Basisdokumente im Umfeld Verfahrensdokumentationen:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Abgabenordnung (AO)
- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GoBS)
- Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS (VOI)
- Prüfkriterien Dokumenten-Management-Lösungen (TÜViT/ VOI)
- GOB- / GDPDU-Checkliste (Zöller & Partner)
- Vorstellung der Inhalte einer DMS-Verfahrensdokumentation
- Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
- Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
- Beschreibung der technische Systemlösung
- Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)
- IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)
- Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen)
- DMS-bezogene Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen
- Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)
- Test und Abnahme
- Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)
- Erarbeitung einer Umsetzungsempfehlung
Parallel zur Vorstellung der Inhalte wird festgelegt, welche Art und Tiefe an Dokumentation erforderlich ist. Organisatorischen Zuständigkeiten werden festgelegt.
Die erarbeiteten Ergebnisse werden in einem Protokoll zusammengefasst.
Zum Workshop gehören folgende Dokumente/Unterlagen:
- Komplette Dokumentation (PDF)
- Protokoll über die Aufgaben und Zuständigkeiten
- Mustergliederung und Inhaltbeschreibung einer DMS-Verfahrensdokumentation
(GOBS/GDPdU-Checkliste von Zöller & Partner)
Konditionen
Der Workshop wird zu einem Festpreis in Höhe von EURO 2.400,- zuzüglich Reisekosten und der gesetzlichen MwSt. angeboten. Dieser Preis umfasst:
- Vorbereitung, Anpassung der Themen
- Durchführung
- Übergabe der PDF-Dokumentation vorab
- Reisezeit
Interessiert an Details?
Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:
- Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
- oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
- oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas