Unsere Referenzen

• Kunde:
  Landratsamt Mühldorf am Inn
  
  
• Projekt:
  Fachkonzept und
  EU-Ausschreibung
  Dokumenten Management
  System
  
  

Referenzliste

Inhouse-Seminar ECM/DMS

Zielsetzung

Basierend auf den Zöller & Partner DMS-Seminaren haben wir die Möglichkeit geschaffen, aus dem umfangreichen Themenspektrum eine individuelle Agenda zusammenzustellen. Die soll Anwendern helfen, die sich mit dem Projektteam zu Grundlagen und ersten konkreten Fragen projektspezifisch umfassend und fundiert informieren wollen um unter anderem

• im Team ein gemeinsames Verständnis zu vielfältigen DMS-Themen zu schaffen
• möglichst früh erste Weichenstellungen zu wesentlichen Fragestellungen (Anbieter, Architekturfragen, Technologiefragen etc.) vornehmen zu können
• durch frühzeitiges Erkennen von Stolpersteinen, Produktlücken und kritischen Projektaufgaben die Projektrisiken zu minimieren
• die Produkte, Anbieter und grundsätzliche Lösungskonzepte besser voneinander abgrenzen zu können
• die eigenen Anforderungen mit den Machbarkeiten des Marktangebotes relativieren zu können
• einen ersten Überblick über Art und Umfang der anstehenden Projektarbeit zu erhalten.

Die Themenliste deckt nach unserer Erfahrung die häufigsten Fragestellungen in der Frühphase eines DMS-Projektes ab. Da nicht jeder Anwender an jedem Thema gleichermaßen interessiert ist, lassen sich die einzelnen Themen zu einer individuellen Agenda zusammenstellen. Themen können nicht nur gewichtet werden, sie können natürlich auch komplett weggelassen werden. Außerdem können selbstverständlich neue Themen aufgenommen werden.

Typisch sind 1- oder 2-Tage-Workshops, je nach Interessenlage und Aufgabenstellung. Zur individuellen Vorbereitung dient eine IST-Aufnahme wesentlicher Rahmendaten mit Hilfe der Zöller & Partner Anwendungscheckliste, die im Vorfeld der Veranstaltung ausgefüllt und ausgewertet wird.

Zur umfangreichen Dokumentation gehören auch verschiedene Checklisten, Mustervorlagen und andere Werkzeuge, die den Anwender in der Projektarbeit unterstützen.

Sie können in der folgenden Tabelle folgende Angaben machen:

• Zeit auf 0 setzen: Die Agenda enthält das Thema, zeigt aber 0 Minuten dafür an
• Zeit nicht setzen: Die Ihnen zugehende Agenda enthält dieses Thema nicht
• Zeit auf anderen Wert setzen: Die Agenda zeigt den gesetzten Wert und berechnet die summierte Gesamtzeit in Stunden:Minuten
• Weitere Themen vorschlagen: Wenn Sie andere Themen behandeln möchten, die in der Agenda nicht dargestellt wurden können Sie dies am Ende der Agenda eintragen.

Wenn Sie auf "Abschicken" klicken, wird Ihnen und uns die Agenda automatisch per E-Mail zugesandt.

Thema und Erläuterung			Dauer
Begrüßung			0 15 30 45 60 90 120
Vorstellung Agenda, Teilnehmer und Referenten. Sammeln von Teilnehmerfragen. Angemeldete Teilnehmer können uns vorab Fragen per Mail zukommen lassen, auf die wir im Seminar eingehen werden.
Einführung Archivierung, DMS, ECM			0 15 30 45 60 90 120
Die verschiedenen Bedeutungen von "Archivierung". Erläuterung von DMS, ECM, COLD, File-Archivierung, Collaboration, Records Management, ILM, WCM etc. Status des Marktes: Stagnierende Vielfalt der Angebote statt Konsolidierung. Vor- und Nachteile der großen und der kleinen Anbieter. Wichtige Themen und Trends für 2010.
Dokument- und Dateiformate: MS Office, PDF, TIFF & Co.			0 15 30 45 60 90 120
In welchen Formaten soll/darf/muss man welche Dokumentarten archivieren? Welche Anforderungen deckt TIFF nicht mehr ab? Vor- und Nachteile im Vergleich zu PDF, PDF/A und den originären Binärformaten (z.B. MS Word, Excel, Datensatzformate etc). Wieso es "ein bisschen PDF/A" eigentlich nicht gibt, aber doch sinnvoll ist. Wo PDF/A gar nicht anwendbar ist. Weitere Einzelthemen: Effiziente Formate zur Farberfassung, ISO 32000 PDF, ISO 19005-1 PDF/A, XML-basierte Formate ODF, OpenXML und Microsofts PDF/A Konkurrenz XPS.
Erfassung und Indexierung			0 15 30 45 60 90 120
Technische, funktionale und organisatorische Empfehlungen zum gesamten Erfassungsprozess für analoge und elektronische Dokumente. Fast immer vernachlässigt: Verknüpfungsszenarien mit führenden Anwendungen. Tipps zur Altbestandsübernahme.
Automatische Dokumentenerkennung			0 15 30 45 60 90 120
Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung, Index- und Datenextraktion. Von der "Tipphilfe" zur Dunkelverarbeitung. Was die OCR-Erkennungsrate verschweigt. Sonderfälle: automatische Rechnungseingangsbearbeitung, E-Mail-Klassifikation.
"Revisionssichere" Speicher			0 15 30 45 60 90 120
Erläuterung des Begriffs "revisionssichere Speicherung" und resultierende Anforderungen. Gestaltungsfreiheiten und -vorschriften für die IT. Pro und Contra optischer und magnetischer Archivspeicher. Die wichtigsten Auswahlkriterien in DMS-Szenarien. Wann braucht man heute noch (magnetische) WORM-Speicher? Wieso die BSI-Grundschutzkataloge an dieser Stelle nicht befolgt werden können.
Funktionalität DMS und Archivierung			0 15 30 45 60 90 120
Erläuterung und praktische Bedeutung typischer Komponenten: Desktop- und MS Office-Integration, Multi-Format-Viewer, Aktenverwaltung, Check-In/Check-Out, Genehmigungs- und Freigabeworkflows, Versionierung, Volltextsuche, mobile Clients, Integration in andere Umgebungen, Verwaltungswerkzeuge für Mandanten, Dokumentklassen, Indexstrukturen, Protokollierung und Systemüberwachung, Zugriffsrechte und Löschfristenverwaltung, Records Management u.v.a.
Microsoft Sharepoint: Unterschiede zu einem DMS			0 15 30 45 60 90 120
Stärken und Schwächen von Microsoft Sharepoint im Vergleich zu einem klassischen DMS. Warum der Sharepoint kein Ersatz für eine (chaotische) File-Ablage ist. Tipps aus der Projektpraxis für Konzeption und Betrieb. Ausblick auf Sharepoint 2010.
E-Mail-Management/-Archivierung			0 15 30 45 60 90 120
Funktionsüberblick und Unterschiede der Produktkonzepte: regelbasierte vs. individuelle Ablage und Aufbewahrung, DMS-Erweiterungen vs. Mail-Appliance vs. Stand-Alone-Lösungen. Stolpersteine: Formate, private Mail, Viren- und Spamfilter. Typische Formulierungen in einer Betriebsvereinbarung. Produkt- und Anbieterüberblick (die aktuelle VOI-Marktübersicht von Zöller & Partner "E-Mail-Archivsysteme" ist beigelegt; 670 Seiten, 41 Systeme)
Postkorb/Workflow/BPM			0 15 30 45 60 90 120
Begriffsdefinition und Abgrenzung elektronischer Postkorb vs. Workflow/BPM. Erläuterung wichtiger Funktionen: Dokument- vs. Vorgangspostkorb, Einzel- und Gruppenpostkorb, Wiedervorlage, Eskalationsfunktionen, Arbeitsvorrat, Aktensicht, Integration externer Anwendungen, Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Routing- und Prozessdefinitionen.
DMS-Integration mit Fachanwendungen			0 15 30 45 60 90 120
Erläuterung der Integrationsanforderungen: Rechercheintegration, Output-Integration, Prozessintegration. Lösungsvorschläge für die neuralgischen Punkte der Integration: Verknüpfungs- und Indexierszenarien für die Dokumentenerfassung bei früher und später Erfassung. Überblick zu Integrationslösungen in gängige ERP-Systeme.
Archivierung/Content Management mit SAP			0 15 30 45 60 90 120
Erläuterung der SAP-Archivierungs- und Dokumententechnologien: ArchiveLink, Records Management, EasyDM, DVS, PLM, CM, cFolders, WebFlow, SAP-Portal, Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen: Welche Gründe könnte es für SAP-Anwender heute noch geben, externe DMS-Lösungen in Betracht zu ziehen?
Migration eines elektronischen Archivs / DMS			0 15 30 45 60 90 120
Beschreibung der Aufgaben für Dokumenten- und Systemmigration. Was muss außer Dokumenten und Indexdaten noch migriert werden? Vorgehen und spezifische Analyseinhalte. Typische Stolpersteine in Migrationsprojekten. Zahlreiche Tipps zur Aufwandsminderung und Revisionssicherheit.
Rechtsgrundlagen, Verfahrensdokumentation			0 15 30 45 60 90 120
Seminare in Deutschland: Handels-, steuerrechtliche und zivilrechtliche Anforderungen. Auswirkungen der AO/GDPdU, des UStG, des SGB und anderer Vorschriften mit DMS-Bezug. Neue Vorschläge der EU. Die Inhalte einer Verfahrensdokumentation (Mustervorlage liegt bei). Welche Konsequenzen hat die Ablösung der GOBS durch die GOBIT? Seminare in der Schweiz: Rechtliche Anforderungen aus OR, GEBÜV, EIDI-V u.a. regulatorischen Anforderungen in der Schweiz. Kritische Sonderthemen: Speicher und Dokumentformate - was ist konkret gefordert und wo gibt es Gestaltungsfreiheiten? Erfahrungen aus der Praxis. Werkzeuge zur Erstellung der Verfahrensdokumentation.
Elektronische Signatur			0 15 30 45 60 90 120
Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMS-Anwendungen nicht sinnvoll ist. Darstellung der rechtlichen Anforderungen beim Betrieb und bei der Langzeitarchivierung. Wie geht man mit der Forderung zur Nachsignatur um?
Entwicklung einer ECM-Strategie			0 15 30 45 60 90 120
ECM-Strategie als Handlungsleitfaden für Dokumenten- und Content-Lösungen sowie Disziplinierungsrahmen zur Begrenzung der Systemvielfalt. Notwendige Bestandteile, Einflussfaktoren, Risiken, Beteiligte.
Vorgehensweise und Systemauswahl			0 15 30 45 60 90 120
Vorgehen und Werkzeuge für die Analyse- und Konzeptionsphase. Empfehlungen zur Vorgehensweise. DMS-/ECM-Besonderheiten bei Projektorganisation, Ist-Analyse, Erstellung Soll-Konzept, Anbieter- und Produktauswahl. Anleitung zur Nutzung der beigelegten Werkzeuge, Produktübersicht und Checklisten.
Systemeinführung			0 15 30 45 60 90 120
Die verschiedenen Phasen vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Tipps für die Vorbereitung und Durchführung eines möglichst reibungslosen Projektablaufs: Bildung des Projektteams, Aufgabenverteilung, Schritte der Systemeinführung, Betriebsaspekte.
Kosten- und Nutzenaspekte			0 15 30 45 60 90 120
Kostencheckliste für Produkt- und Projektpositionen. Tipps und Werkzeuge zur Nutzenermittlung. Beispiele aus der Praxis.
Standards und Normen			0 15 30 45 60 90 120
Übersicht und kritische Betrachtung zu Standards und Normen für DMS-Anwender: ISO 15489, Moreq2, DOMEA, die verschiedenen JSR-Content- und Portal-Standards und deren Abgrenzung zu Microsofts CMIS-Initiative. Welche Standards sind wichtig, welche sind für Anwender nutzlos und verhindern ggf. sogar die Beschaffung der am besten geeigneten Lösung? Warum ODMA und DMA schon lange tot sind und warum die WfMC, nicht aber deren Interface-Standards wichtig sind.
Elektronische Formulare			0 15 30 45 60 90 120
Ersatz für traditionelle Papierformulare: eForms mit Routing und Genehmigungsprozessen. Enterprise Forms Management als Brücke zwischen Web-Anwendung und operativen Anwendungen. Besonderheiten von eForms, Off-/Online-Formulare, Integration mit EDM/DMS, Archivierung von eForms, digitales Signieren und Drucken elektronischer Formulare. Problembereiche aktueller Lösungen, Standards für elektronische Formulare, Markttrends, Auswahlkriterien für eine Formularlösung.
Verfahrensdokumentation			0 15 30 45 60 90 120
Notwendige Bestandteile und praktikable Vorgehensweise zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gem. GOB/GOBS. Was kann man vom Hersteller fordern, was muss man selbst beisteuern?
DOMEA			0 15 30 45 60 90 120
Bedeutung der KBST-Spezifikation für Projekte im öffentlichen Bereich. Darstellung der relevanten Inhalte des DOMEA-Anforderungskataloges. Funktionale Unterschiede gegenüber Standard-DMS-Lösungen. Was bringt DOMEA der ausschreibenden Behörde und welche Nachteile sind damit verbunden?
Druckdatenarchivierung/COLD			0 15 30 45 60 90 120
Abgrenzung der Archivierung von Anwendungs- und Druckdaten. Integrationsaspekte mit Output Management Systemen. Besonderheiten beim Archivieren von APA-Druckformaten wie IBM AFP, Xerox Metacode etc. Vor- und Nachteile der Aufbewahrung im Originalformat bzw. nach Konvertierung in TIFF oder PDF bzw. PDF/A.
			0 15 30 45 60 90 120
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Konditionen

Inhouse-Workshops werden zu einem Festpreis angeboten, der sich nach dem Umfang (1- oder 2-Tage Workshop) bestimmt. Nach Zugang der Daten aus dem untenstehenden Formular erhalten Sie ein für Sie unverbindliches Festpreisangebot.

Der Festpreis umfasst:

• Sichtung der Anwendungscheckliste
• Vorbereitung, individuelle Anpassung der Themen
• Durchführung des Workshops
• Übergabe der Dokumentation vorab

Interessiert an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

• Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
• oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
• oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas

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