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2-Tage Intensiv-Seminar:
Elektronische Archivierung / Dokumenten Management
Vom Archiv zum Enterprise Content Management
- Begriffsklärungen: Archivierung, DMS, ECM etc.
- Markt-, Anbieter- und Produktüberblick
- Kernfunktionen im Detail: DMS, Mail- und Filesystem-Archivierung, Aktenverwaltung, Versionierung, Workflow/Postkorb-Funktionen
- Wichtige Ergänzungen: SAP- und ERP-Integration, Collaboration
- MS Sharepoint: Stärken und Schwächen im Vergleich
- Rechtliche Anforderungen, elektronische Signatur, Verfahrensdokumentation
- Fallstricke bei Systemauswahl und -einführung
- Bestandteile einer ECM-Strategie
- Kosten/Nutzen-Betrachtungen aus der Praxis
Nicht nur die Probleme mit Papier, sondern auch das wachsende Chaos der elektronischen Ablagen auf den Netzlaufwerken und E-Mail-
Systemen und die verlorengegangene Auskunftsfähigkeit (Stichwort: vollständige Akte) machen das Arbeiten mit Dokumenten zunehmend
zum teuren Missstand, unabhängig von Größe und Branche des Unternehmens. In einem Umfeld wachsender Sensibilisierung für mangelnde
Ordnungsmäßigkeit, nicht vorhandener Dokumentations- und Auskunftsfähigkeit und der Einsicht, dass die konventionellen Ablagen auf
File- und E-Mail Systemen in die Sackgasse führen, wird das Potential moderner DMS- und ECM-Lösungen immer offensichtlicher.
Zwei wesentliche Hindernisse stehen einer Lösung aber häufig noch im Weg: die Unübersichtlichkeit des Marktes und die Komplexität des Themas.
Vielfalt des Marktes, späte Einsicht
Die angebotenen Systeme in den unterschiedlichen Produktkategorien wie Archivierung, Dokumenten Management, Records Management,
Collaboration etc. – verfügen zwar über Dokumenten-verwaltende Funktionen im weiteren Sinne, sind aber häufig schwer miteinander
vergleichbar, weil sie unterschiedliche Einsatzfelder adressieren.
Dies trifft vor allem auf den Vergleich von klassischen DMS/ECM-Lösungen
mit Microsofts Sharepoint zu. Die Unterschiede, vor allem in der DMS-/ECM-Funktionalität, bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und
Skalierbarkeit und den Werkzeugen zur Anpassung an die individuellen Anforderungen und vieler anderer kritischer Merkmale, offenbaren sich
dem Anwender, der unvorbereitet solche Systeme auswählt, allzu häufig erst nach Vertragsabschluss.
Komplexität des Themas: „Ich dachte, das ist Standard“
Häufig wird Funktionsumfang und Dienstleistungsaufwand falsch eingeschätzt: Unter der Annahme, dass bestimmte Funktionen feststehende Bedeutungen
haben („Akte“, „Arbeitskorb“, „Workflow“) und im Standard-Umfang enthalten sind, werden die zum Erstellen der Lösungen notwendigen
Dienstleistungen für Customizing und Anwendungsintegration nicht ausreichend ermittelt. Die Folge sind ungeplante und erhebliche
Zusatzkosten.
Kenntnisse dessen, was ein modernes DMS an Funktionalität im Standard mitbringt und wo man Anpassungen erwarten muss, wie
man diese ermittelt und formuliert und eine darauf aufsetzende saubere fachliche und funktionale Konzeption der Lösung, sind daher für alle
Beteiligten – Anbieter und Anwender – unverzichtbare Grundvoraussetzungen für den Projekterfolg.
Druck zur Verschlankung von Prozessen wächst
DMS- und ECM-Lösungen - und die damit mögliche Automation Dokumenten-basierter Abläufe - sind mittlerweile in vielen Unternehmen zum unverzichtbaren Teil der Anwendungslandschaft geworden. Die wichtigsten Triebfedern der Anwender: Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen durch entschlackte Geschäftsprozesse, Konformität mit einer wachsenden Zahl regulatorischer Anforderungen und Wiederherstellung der, in der Flut von Systemen und Informationen längst verlorengegangenen, Auskunftsfähigkeit.
Plattformanbieter vs. ECM-Spezialisten
Dies und die Tatsache, dass auch ehemals DMS-fremde Anbieter wie Microsoft und SAP auf diesem Markt mit eigenen Content-Funktionen aktiv sind, ist für die meisten Anwender aufgrund der Unvergleichbarkeit der Ansätze eher verwirrend. In Auswahlprojekten muss daher immer häufiger auch das Angebot der, in der IT bereits gesetzten, Plattform-Anbieter berücksichtigt werden, um dann häufig festzustellen, dass die klassischen DMS/ECM-Hersteller bezüglich der „Komplettheit“ ihres Produkt- und Dienstleistungsangebotes um Jahre voraus sind. Wer das übersieht, wird durch nicht geplante Ergänzungsaufwendungen böse überrascht.
Boom im Mittelstand: von den Großen vernachlässigt
Eine Reihe mittelständischer Hersteller adressiert mit ihren Komplettlösungen, inkl. Aktenfunktionen, E-Mail- und MS Office-Archivierung bis hin zu integrierten Postkorb/Workflow-Komponenten, erfolgreich den Markt für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Dieses boomende Marktsegment wurde von den großen, internationalen Anbietern bis heute weder preislich noch architektonisch adressiert, was einer der Hauptgründe für die immer noch vorhandene Vielfalt an Angeboten auf dem Markt ist.
Zunehmende Bedeutung: Regulatorische Anforderungen
Die IT muss für eine wachsende Flut von Dokumenten und Unterlagen Systemumgebungen schaffen, die einer Vielfalt gesetzlicher Anforderungen entsprechen müssen (Stichwort: "revisionssichere" Archivierung). Das betrifft E-Mail ebenso wie gescannte Eingangspost, intern erstellte PC-Dokumente, oder auch Auslagerungsdaten aus den ERP-Anwendungen. Elektronische Archivierung, Records- und Mail-Management sind typische DMS-/ECM-Funktionen, die dem Anwender helfen können, solche Anforderungen abzudecken.
Wichtige Themen, unsinnige Zertifizierungen
Die Behandlung weiterer Themen wie PDF/A, Sinn und Unsinn elektronischer Signaturen für DMS-Lösungen, Collaboration, automatische Belegverarbeitung, Vor- und Nachteile der Mail- und File-System-Archivierung etc. sind Bestandteil der meisten DMS-Projekte. Immer häufiger ein Thema: die Frage der Relevanz von „Zertifizierungen“ gem. GOB, GDPdU, DOMEA (in der Schweiz: OR/GeBüV), Moreq2 und zahlreiche andere, die den Zertifizierungsanbietern Umsatz, den Anbietern vermeintliche Marketingvorteile,
den Anwendern aber häufig gar nichts bringen.
Solide Wissensgrundlage
Das Zöller & Partner DMS-Seminar vermittelt eine solide Wissensgrundlage und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen aus der DMS-Praxis zum gesamten Themenbogen. Das Seminar dient Neueinsteigern ebenso wie erfahrenen Mitarbeitern zur Know-How-Auffrischung. Basisthemen werden ebenso behandelt wie aktuelle Themen. Die seit über 10 Jahren hervorragende Bewertung der Teilnehmer (siehe Beispiele) bestätigt das praxisnahe Konzept. Wenn Sie Fragen zum Inhalt haben, können Sie sich unter info@zoeller.de jederzeit an uns wenden.
Die Seminarunterlagen umfassen nicht nur die umfangreichen Vollfarb-Seminarordner sondern auch zusätzliche Anleitungen und Checklisten, ein umfangreiches DMS-Glossar, sowie vertiefende Präsentationen zu weiteren Themen.
Natürlich können Sie sich auch "papierlos" hier anmelden. Wir würden uns freuen, Sie auf dem Seminar begrüßen zu dürfen.
Als Zusatzbonus erhalten die Teilnehmer ein Exemplar der brandaktuellen VOI Marktübersicht "E-Mail-Archivsysteme: Hersteller und Produkte" mit einer detaillierten Übersicht zu 41 Systemen auf 670 Seiten.
Die von Zöller & Partner recherchierte Marktübersicht bietet einen fundierten Überblick über die meisten Hersteller und Produkte am Markt und erleichtert sowohl die Orientierung als auch die spätere Detailrecherche. Diese Marktübersicht kann auch separat vom VOI (www.voi.de) für 290,- EUR (zzgl. MwSt) bezogen werden.
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