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2-Tage Intensiv-Seminar:
Elektronische Archivierung / Dokumenten Management
Vom Archiv zum Enterprise Content Management
Agenda Tag 1
| 09:00 - 09:15 | Begrüßung |
| Vorstellung Agenda, Teilnehmer und Referenten. Sammeln von Teilnehmerfragen. Angemeldete Teilnehmer können uns vorab Fragen per Mail zukommen lassen, auf die wir im Seminar eingehen werden. | |
| 09:15 - 10:15 | Einführung Archivierung, DMS, ECM |
| Die verschiedenen Bedeutungen von "Archivierung". Erläuterung von DMS, ECM, File-Archivierung, Collaboration, File-Systgem-Archivierung, Records Management, WCM etc. Status des Marktes: Stagnierende Vielfalt der Angebote statt Konsolidierung. Vor- und Nachteile der großen und der kleinen Anbieter. Wichtige Themen und Trends für 2011. | |
| 10:15 - 11:15 | Dokument- und Dateiformate: MS Office, PDF, TIFF & Co. |
| In welchen Formaten soll/darf/muss man welche Dokumentarten archivieren? Welche Anforderungen deckt TIFF nicht mehr ab? Vor- und Nachteile im Vergleich zu PDF, PDF/A und den originären Binärformaten (z.B. MS Word, Excel, Datensatzformate etc). Wieso es „ein bisschen PDF/A“ eigentlich nicht gibt, aber doch sinnvoll ist. Wo PDF/A gar nicht anwendbar ist. Weitere Einzelthemen: Effiziente Formate zur Farberfassung, ISO 32000 PDF, ISO 19005-1 PDF/A, XML-basierte Formate ODF, OpenXML und Microsofts PDF/A Konkurrenz XPS. | |
| 11:15 - 11:30 | Kaffeepause |
| 11.30 - 12.15 | Erfassung und Indexierung |
| Technische, funktionale und organisatorische Empfehlungen zum gesamten Erfassungsprozess für analoge und elektronische Dokumente. Fast immer vernachlässigt: Verknüpfungsszenarien mit führenden Anwendungen. Tipps zur Altbestandsübernahme. | |
| 12:15 - 13:00 | Automatische Dokumentenerkennung |
Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung, Index- und Datenextraktion. Von der "Tipphilfe" zur Dunkelverarbeitung. Was die OCR-Erkennungsrate verschweigt. Sonderfälle: automatische Rechnungseingangsbearbeitung, Probleme bei E-Mail-Klassifikation. |
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| 13:00 - 14:00 | Mittagspause |
| 14:00 - 14:30 | "Revisionssichere" Speicher |
| Erläuterung des Begriffs "revisionssichere Speicherung" und resultierende Anforderungen. Gestaltungsfreiheiten und -vorschriften für die IT. Pro und Contra optischer und magnetischer Archivspeicher. Die wichtigsten Auswahlkriterien in DMS-Szenarien. Wann braucht man heute noch (magnetische) WORM-Speicher, wann genügen die normalen Speichersysteme ? Wieso die BSI-Grundschutzkataloge an dieser Stelle nicht befolgt werden können. | |
| 14:30 - 15:30 | Funktionsumfang eines modernen DMS |
| Erläuterung und praktische Bedeutung typischer Komponenten: Desktop- und MS Office-Integration, Multi-Format-Viewer, Aktenverwaltung, Check-In/Check-Out, Genehmigungs- und Freigabeworkflows, Versionierung, Volltextsuche, mobile Clients, Integration in andere Umgebungen, Verwaltungswerkzeuge für Mandanten, Dokumentklassen, Indexstrukturen, Protokollierung und Systemüberwachung, Zugriffsrechte und Löschfristenverwaltung, Records Management u.v.a. | |
| 15:30 - 15:45 | Kaffeepause |
| 15:45 - 16:30 | Microsoft Sharepoint: Unterschiede zu einem DMS |
| Stärken und Schwächen von Microsoft Sharepoint 2007/2010 im Vergleich zu einem klassischen DMS und Alfresco. Warum der Sharepoint kein Ersatz für eine (chaotische) File-Ablage ist. Tipps aus der Projektpraxis für Konzeption und Betrieb.. | |
| 16:30 - 17:15 | E-Mail-Archivierung |
| Funktionsüberblick und Unterschiede der Produktkonzepte: regelbasierte vs. individuelle Ablage und Aufbewahrung, DMS-Erweiterungen vs. Mail-Appliance vs. Stand-Alone-Lösungen. Stolpersteine: Formate, private Mail, Viren- und Spamfilter. Typische Formulierungen in einer Betriebsvereinbarung. Produkt- und Anbieterüberblick (die aktuelle VOI-Marktübersicht von Zöller & Partner „E-Mail-Archivsysteme“ ist beigelegt; 670 Seiten, 41 Systeme). | |
Agenda Tag 2
| 08:30 - 09:15 | Postkorb/Workflow/BPM |
| Begriffsdefinition und Abgrenzung elektronischer Postkorb vs. Workflow/BPM. Erläuterung wichtiger Funktionen: Dokument vs. Vorgangspostkorb, Einzel- und Gruppenpostkorb, Wiedervorlage, Eskalationsfunktionen, Arbeitsvorrat, Aktensicht, Integration externer Anwendungen, Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Routing- und Prozessdefinitionen. | |
| 09:15 - 10:00 | DMS-Integration mit Fachanwendungen |
| Erläuterung der Integrationsanforderungen: Rechercheintegration, Output-Integration, Prozessintegration. Lösungsvorschläge für die neuralgischen Punkte der Integration: Verknüpfungs- und Indexierszenarien für die Dokumentenerfassung bei früher und später Erfassung. Überblick zu Integrationslösungen in gängige ERP-Systeme. | |
| 10:00 - 10:45 | Archivierung/Content Management mit SAP |
| Erläuterung der SAP-Archivierungs- und Dokumententechnologien: ArchiveLink, Records Management, EasyDM, DVS, PLM, CM, cFolders, WebFlow, SAP-Portal, Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen: Welche Gründe könnte es für SAP-Anwender heute noch geben, externe DMS-Lösungen in Betracht zu ziehen? | |
| 10:45 - 11:00 | Kaffeepause |
| 11:00- 12.00 | Rechtsgrundlagen, Verfahrensdokumentation |
Seminare in D: Handels-, steuer- und zivilrechtliche Anforderungen. Auswirkungen der AO/GDPdU, des UStG, des SGB und anderer Vorschriften mit DMS-Bezug. Die häufigsten Mythen und Klarstellung. Wie man eine Verfahrensdokumentation erstellt (Checkliste liegt bei). Seminare in CH: Rechtliche Anforderungen aus OR, GEBÜV, EIDI-V u.a. regulatorischen Anforderungen in der Schweiz. Kritische Sonderthemen: Speicher und Dokumentformate – was ist konkret gefordert und wo gibt es Gestaltungsfreiheiten? Erfahrungen aus der Praxis. Werkzeuge zur Erstellung der Verfahrensdokumentation. |
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| 12.00 - 12:30 | Elektronische Signatur |
| Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMS-Anwendungen nicht sinnvoll ist. Darstellung der rechtlichen Anforderungen beim Betrieb und bei der Langzeitarchivierung. Wie geht man mit der Forderung zur Nachsignatur um? | |
| 12:30 - 13:30 | Mittagspause |
| 13:30 - 14:15 | Entwicklung einer ECM-Strategie |
| Die ECM-Strategie als Handlungsleitfaden für Dokumenten- und Content-Lösungen sowie Disziplinierungsrahmen zur Begrenzung der Systemvielfalt. Notwendige Bestandteile, Einflussfaktoren, Risiken und Beteiligte. Abgrenzung und Integration der typischen Systemsäulen einer ECM-Strategie: ERP, DMS/Archiv, Collaboration, WCM, Portal.. | |
| 14:15 - 15:15 | Vorgehensweise und Systemauswahl |
| Vorgehen und Werkzeuge für die Analyse- und Konzeptionsphase. Empfehlungen zur Vorgehensweise. DMS-/ECM-Besonderheiten bei Projektorganisation, Ist-Analyse, Erstellung Soll-Konzept, Anbieter- und Produktauswahl. Anleitung zur Nutzung der beigelegten Werkzeuge, Produktübersicht und Checklisten. | |
| 15:15 - 15:30 | Kaffeepause |
| 15:30 - 16:15 | Systemeinführung |
| Die verschiedenen Phasen vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Tipps für die Vorbereitung und Durchführung eines möglichst reibungslosen Projektablaufs: Bildung des Projektteams, Aufgabenverteilung, Schritte der Systemeinführung, Betriebsaspekte. | |
| 16:15 - 16:45 | Kosten- und Nutzenaspekte |
| Kostencheckliste für Produkt- und Projektpositionen. Tipps und Werkzeuge zur Nutzenermittlung. Beispiele aus der Praxis. | |
| 16:45 | Ende der Veranstaltung |