QUICKSTART-PAKETE

Archivierung und Dokumenten-Management im SAP-Umfeld

Komplett-Beratungspaket für den schnellen Einstieg in die Themen Archivierung, Content Management, Records Management, ADK, Workflow

Warum QuickStart?

In zahlreichen Beratungsprojekten der vergangenen Jahre hat sich gezeigt, dass sich die Aufgabenstellungen zu einigen Themenkreisen wiederholen. Es entstanden daher zunehmend Werkzeuge, Methoden und Vorgehensweisen, die es erlauben, eine Reihe von typischen Frage- und Problemstellungen der Kunden mit deutlich reduziertem Zeit- und Beratungsaufwand zu beantworten.

Archivierung und Dokumentenverwaltung im SAP-Umfeld gehören zu diesem Themenkreis, für den wir ein sogenanntes QuickStart-Paket geschaffen haben.

Zielsetzung

Wer sich als SAP-Anwender mit den Themen Archivierung, DMS, Content Management auseinandersetzt, stößt sehr schnell auf eine Vielzahl von Optionen: Angefangen bei der Speicherung von Archiv-Dateien mit ADK über die Nutzung von SAP-eigenen Dokumenten Management-Funktionen bis hin zu komplexeren Lösungsszenarien unter Einsatz externer elektronischer Archive, PDM- oder EDM-Systeme.

„SAP Archiv QuickStart“ wurde auf Basis der Erfahrungen aus zahlreichen SAP-DMS-Projekten geschaffen, um einem SAP-Anwender in kürzester Zeit und mit minimalem Aufwand eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen an die Hand zu geben.

Das Paket umfasst für einen Pauschalpreis alle zur Erarbeitung eines DMS-Grobkonzeptes notwendigen Aufgaben und beantwortet folgende Fragestellungen:

  • In welchen Bereichen und bei welchen Prozessen besteht Bedarf nach welcher DMS-Funktionalität (Archivierung Eingangs-/Ausgangspost, Drucklisten, Technische Dokumente, Archivierte Daten etc.)?
  • Welche Schwachstellen der heutigen Abläufe und Organisation lassen sich mit einer in SAP integrierten DMS-Lösung beheben?
  • Welche Schwachstellen der heutigen Abläufe und Organisation lassen sich mit DMS-Lösung beheben?
  • Wie sieht eine aus technischer und wirtschaftlicher Sicht sinnvolle Lösung aus?
  • Welche technischen und funktionalen Anforderungen ergeben sich aus dem Lösungsansatz?
  • Welche Projektprioritäten sind zu berücksichtigen?
  • Mit welchen Kostengrößenordnungen ist zu rechnen?
  • Wie sieht ein realistischer Vorgehens- und Zeitplan aus?

Das QuickStart Paket beinhaltet:

  • Kickoff-Workshop
    Erläuterung der Begrifflichkeiten, Klärung spezifischer Fragen zu den relevanten SAP-Modulen, Erläuterung der Erhebungswerkzeuge für die IST-Analyse
  • Unterstützung bei der IST-Analyse (Bereitstellung und Erläuterung der Werkzeuge, Klärung fachlicher Fragen)
  • Bewertung der Ergebnisse, Erarbeitung des Grobkonzeptes
  • Abstimmung im Projektteam, Endpräsentation, Übergabe der Dokumentation
  • Dokumentation der o.a. Arbeitsergebnisse

Übergebene Ergebnisse:

Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse:

  • Dokumentarten und Belegmengen (je Untersuchungseinheit, z.B. Abteilung etc.)
  • Identifizierte Probleme (je Untersuchungseinheit)
  • Konkrete DMS-Nutzenpotenziale (je Untersuchungseinheit)
  • Funktionale und technische Anforderungen (je Untersuchungseinheit)
  • IT-Besonderheiten
  • Darstellung der Lösungsvarianten
  • Gewichtung/Bewertung der Anforderungen (Priorisierung des Handlungsbedarfs der Untersuchungseinheiten zueinander)
  • Bewertung der SAP-DMS-Werkzeuge im spezifischen Kundenumfeld
  • Beurteilung der SAP-DMS-Werkzeuge im Vergleich mit externen Lösungen
  • Darstellung der Auswirkung auf Technik und Organisation des Kunden
  • Identifizierung der Projektschritte
  • Potenzielle Anbieter
  • Zeit- und Kostenschätzung
  • sowie Dokumentation des Kick-Off Workshops und der Endpräsentation

Werkzeuge, Methodik:

Im QuickStart-Paket kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz, die es erlauben, die Dauer solcher Projekte erheblich verkürzen:

  • SAP-Anwendungscheckliste
  • DMS-Anwendungscheckliste
  • Problemidentifikation und Nutzenpotenzialermittlung anhand von Fragebogen
  • SAP-Grobkonzeptrahmen

Interessiert an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

  • Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
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