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Migration von Dokumenten-Management Lösungen
Komplett-Beratungspaket für den schnellen Einstieg in die Fragestellungen "Wie wechsle ich mein DMS? Wie finde ich eine zukunftsträchtige Plattform"
Warum QuickStart?
In zahlreichen Beratungsprojekten der vergangenen Jahre hat sich gezeigt, dass sich die Aufgabenstellungen zu einigen Themenkreisen wiederholen. Es entstanden daher zunehmend Werkzeuge, Methoden und Vorgehensweisen, die es erlauben, eine Reihe von typischen Frage- und Problemstellungen der Kunden mit deutlich reduziertem Zeit- und Beratungsaufwand zu beantworten.
Ein solches Paket stellen wir hiermit auch für den Wechsel von Dokumenten-Management Systemen bereit: Nicht zuletzt Insolvenzen selbst namhafter DMS Hersteller stellt aktuell viele Anwender vor die Notwendigkeit zur Migration. Mit dem QuickStart Paket "Migration von Dokumenten-Management Lösungen" beschleunigen wir deutlich den Einstieg in diese komplexe Aufgabenstellung.
Zielsetzung
Der Wechsel eines Dokumenten-Management Systems stellt eine hohe Herausforderung dar: Einerseits muss der geordnete Weiterbetrieb des Altsystems sichergestellt sein und parallel dazu ist eine gewichtige Entscheidung zu treffen: Die Auswahl einer neuen, zukunftsträchtigen Lösungsplattform.
Mit unserem QuickStart Paket helfen wir dem Anwender, Licht in das Dunkel der Hersteller und Technologien zu bringen, das Projekt strukturell zu ordnen und die weiterführenden Lösungsschritte aufzuzeigen.
Das Paket umfasst für einen Pauschalpreis alle zur Erarbeitung eines DMS-Migrationskonzeptes (Grobkonzeptes) notwendigen Unterstützungsleistungen und beantwortet folgende Fragestellungen:
- In welchen Bereichen, mit welchen Beständen und bei welchen Prozessen wird gegenwärtig welche DMS-Funktionalität eingesetzt (Archivierung Eingangs-/Ausgangspost, Drucklisten, Technische Dokumente, Archivierte Daten etc.)?
- Welche Schwachstellen der heutigen DMS-Lösung sollten in einer künftigen Lösung behoben werden?
- Wie sieht eine aus technischer und wirtschaftlicher Sicht sinnvolle Lösung aus?
- Wie kann ein passendes Hersteller-System ermittelt werden?
- In welcher Reihenfolge sind die Bestände und Anwendungen zu migrieren?
- Mit welchen Kostengrößenordnungen ist zu rechnen?
- Wie sieht ein realistischer Vorgehens- und Zeitplan aus?
Das QuickStart Paket beinhaltet:
- Kick-Off Workshop
Erläuterung der Begrifflichkeiten, Klärung der Anwender-Situation, Erläuterung der Erhebungswerkzeuge für die IST-Analyse - Unterstützung bei der IST-Analyse (Bereitstellung und Erläuterung der Werkzeuge, Klärung fachlicher Fragen)
- Bewertung der Ergebnisse, Erarbeitung des Grobkonzeptes
- Abstimmung im Projektteam, Endpräsentation, Übergabe der Dokumentation
- Dokumentation der o.a. Arbeitsergebnisse
Übergebene Ergebnisse:
Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse:
- Übersicht eingesetzte DMS-Anwendungen
- DMS-Bestände
- Dokumentarten und Belegmengen (je Untersuchungseinheit, z.B. Abteilung etc.)
- Schwachstellen der gegenwärtigen Lösung
- Funktionale und technische Anforderungen (je Untersuchungseinheit)
- IT-Besonderheiten
- Darstellung der Lösungsvarianten (Migration und Betrieb)
- Gewichtung/Bewertung der Anforderungen (Priorisierung des Handlungsbedarfs der Untersuchungseinheiten zueinander)
- Identifizierung der Projektschritte
- Potenzielle Anbieter
- Zeit- und Kostenschätzung
- sowie Dokumentation des Kick-Off Workshops und der Endpräsentation
Werkzeuge, Methodik:
Im QuickStart Paket kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz, die es erlauben, die Dauer solcher Projekte erheblich verkürzen:
- Zöller & Partner Checkliste "DMS Migrationen"
- Problemidentifikation und Nutzenpotenzialermittlung anhand von Fragebogen
- Grobkonzept (Rahmen) für Migrationsprojekte
Interessiert an Details?
Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:
- Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
- oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
- oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas