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DMS-Systemauswahl (inkl. Fachkonzept)
Komplett-Beratungspaket für den schnellen Einstieg in die Thematik Auswahl eines Dokumenten-Management Systems
Warum QuickStart?
In zahlreichen Beratungsprojekten der vergangenen Jahre hat sich gezeigt, dass sich die Aufgabenstellungen zu einigen Themenkreisen wiederholen. Es entstanden daher zunehmend Werkzeuge, Methoden und Vorgehensweisen, die es erlauben, eine Reihe von typischen Frage- und Problemstellungen der Kunden mit deutlich reduziertem Zeit- und Beratungsaufwand zu beantworten.
Die Auswahl einer geeigneten DMS-Lösung gehört zu diesen Themenkreisen, für die wir ein entsprechendes QuickStart Paket anbieten.
Zielsetzung
Mit der Auswahl des Dokumenten-Management Systems trifft der Anwender eine besonders wichtige Entscheidung, die deutliche Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf haben kann. Die Tragweite der Entscheidung kann sich bis in die Roll-Out Phase erstrecken, wenn eine geplante Erweiterung der Systemnutzung plötzlich nicht realisierbar ist.
Trotz der Insolvenz einiger namhafter DMS-Hersteller ist dieser EDV-Teilmarkt so vielen unterschiedlichen System-Angeboten bestückt wie kaum ein anderer - und fast täglich kommen neue hinzu.
Gleichzeitig unterscheiden sich die technischen und funktionalen Anforderungen von DMS-Projekt zu DMS-Projekt gravierend, und kein einzelnes Produkt kann alle am Markt auftretenden DMS-Aufgabenstellungen alleine bewältigen.
Mit Hilfe des QuickStart-Pakets zur DMS-Systemauswahl führt Zöller & Partner den Kunden durch ein strukturiertes Auswahlverfahren, an dessen Ende eine wohlbegründete und für alle Beteiligten nachvollziehbare System- und Anbieter-Entscheidung steht.
Das QuickStart-Paket umfasst alle zur Durchführung einer DMS-Systemauswahl notwendigen Aufgaben und beantwortet folgende Fragestellungen:
- Welche technischen und funktionalen Anforderungen sind zu berücksichtigen?
- Welche Anbieter / Systeme passen am Besten zu den Anforderungen?
- Wie sind die Angebote zu bewerten?
- Welches System soll beschafft werden? Wie sollen die Verträge gestaltet werden?
Das QuickStart Paket beinhaltet:
- Sichtung der vorhandenen Unterlagen (Grobkonzepte, Pflichtenhefte, Produktdokumentationen, Organisationshandbücher)
- Kick-Off Workshop
DMS-Marktsituation, DMS-Angebotsübersicht, Gestaltung des Auswahlverfahrens - Zöller & Partner Vorgehensweise, Vorstellung der Zöller & Partner Werkzeuge, Zieldefinition - Unterstützung bei der Erstellung der Auswahlunterlagen zur Angebotseinholung (Beistellung und Erläuterung der Zöller & Partner Werkzeuge, Klärung fachlicher Fragen)
- Unterstützung bei der Auswertung der DMS-Angebote, weiterführende Recherchen, Referenzkundenbesuche
- Unterstützung bei der Vertragsgestaltung
Übergebene Ergebnisse:
Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse:
- Auswahlunterlagen inkl. Angebote
- Inhaltliche Auswertung der Angebote / Zöller & Partner Ranking-Liste
- Kostenvergleich der Angebote
- Anbieter- und Vertragsempfehlung
- Abschlusspräsentation
Werkzeuge, Methodik:
Im QuickStart-Paket kommen mehrere, in zahlreichen Zöller & Partner Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz, die es erlauben, die Dauer solcher Projekte erheblich zu verkürzen:
- Projektbeschreibung (Auswahlunterlage: Definition der fachlichen und vertraglichen Anforderungen)
- DMS Anforderungskatalog (Auswahlunterlage: Spezifische, verbindliche Detailfragen zu erfolgskritischen Lösungselementen inkl. Bewertungsraster)
- DMS Systemkosten-Vergleich
- Zöller & Partner Anbieterübersicht
Interessiert an Details?
Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:
- Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
- oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
- oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas