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DMS-Grobkonzept
Komplett-Beratungspaket für den schnellen Einstieg in die Themen Archivierung, ECM, DMS, COLD, Collaboration, Workflow etc.
Warum QuickStart?
In zahlreichen Beratungsprojekten der vergangenen Jahre hat sich gezeigt, dass sich die Aufgabenstellungen zu einigen Themenkreisen wiederholen. Es entstanden daher zunehmend Werkzeuge, Methoden und Vorgehensweisen, die es erlauben, eine Reihe von typischen Frage- und Problemstellungen der Kunden mit deutlich reduziertem Zeit- und Beratungsaufwand zu beantworten.
Die Erstellung eines DMS-Grobkonzeptes gehört zu diesem Themenkreis, für den wir ein so genanntes QuickStart-Paket geschaffen haben.
Zielsetzung
Wer sich als Anwender mit den Themen elektronische Archivierung, Dokumenten- Management, Content Management oder Workflow auseinandersetzt, stößt sehr schnell auf eine Vielzahl von Anwendungsbereichen und Produkten.
„DMS Grobkonzept QuickStart“ wurde auf Basis der Erfahrungen aus zahlreichen vergleichbaren DMS-Projekten geschaffen, um einem Anwender in kürzester Zeit und mit minimalem Aufwand eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen an die Hand zu geben.
Das Paket umfasst für einen Pauschalpreis alle zur Erarbeitung eines DMS-Grobkonzeptes notwendigen Aufgaben und beantwortet folgende Fragestellungen:
- In welchen Bereichen und bei welchen Prozessen besteht Bedarf nach welcher DMS-Funktionalität (Archivierung Eingangs- und Ausgangsdokumente, Technische Dokumente, EMails, Anwendungsdaten etc.)?
- Welchen vorhandenen Anwendungen sollten für Archivierung und Recherche in ein DMS integriert werden?
- Welche Schwachstellen der heutigen Abläufe und Organisation lassen sich mit DMS-Lösung beheben?
- Wie sieht eine aus technischer und wirtschaftlicher Sicht sinnvolle Lösung aus?
- Welche technischen und funktionalen Anforderungen ergeben sich aus dem Lösungsansatz?
- Welche Projektprioritäten sind zu berücksichtigen?
- Mit welchen Kostengrößenordnungen ist zu rechnen?
- Wie sieht ein realistischer Vorgehens- und Zeitplan aus?
Das QuickStart Paket beinhaltet:
- Projektvorbereitung
Während der Projektvorbereitung erfolgt die Sichtung des vorhandenen Materials (und bereits erstellter Analyse-Fragebogen) und die Vorbereitung des Kick-Off-Workshops inkl. einer ersten Anpassung der vorhandenen Standard-Werkzeuge zur Prozess-Analyse und zur Erhebung von DMS-relevanten Informationen wie Mengen, Technik etc.
- Kickoff-Workshop
Vor Beginn der eigentlichen Projektarbeit wird unter allen relevanten Projektmitarbeitern ein Wissens- und Methodenkonsens durch einen 1-tägigen Kick-Off Workshop erarbeitet. Im Rahmen dieses Workshops werden die Werkzeuge für die Ist-Aufnahme und die Prozess-Analyse vorgestellt, diskutiert und angepasst.
Weiter werden die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Analyse, die relevanten Prozesse und Bereiche sowie die jeweiligen Ansprechpartner festgelegt. Am Ende des Workshops stehen der Arbeitsumfang und der Terminplan für Ist-Analyse/Interviews, Workshops, die Zwischenabstimmungen und die Endpräsentation fest.
Sollten spezielle Darstellungs- oder Layout-Vorgaben existieren, werden diese im Rahmen des Workshops festgelegt und im weiteren Verlauf berücksichtigt.
- Ist-Analyse
Im Rahmen der Ist-Analyse erfolgt die Betrachtung aller DMS-relevanten Informationen bezogen auf Prozesse, IT-Systeme, vorhandene Archive, Mengen und Zugriffshäufigkeiten etc.
Hierbei kann grundsätzlich unterschieden werden zwischen:- der Erfassung der Abläufe
- der Erfassung der Mengen und Häufigkeiten
- der Identifikation der wesentlichen mit einem DMS zu lösenden Probleme
- der Ermittlung der IT-Rahmenbedingungen
- Erstellung Grobkonzept
In der Phase der Grobkonzeption erfolgt die Konsolidierung der Analysen. Hierzu zählen die folgenden Teilaufgaben:- Zusammenfassung der Ergebnisse aus der Ist-Aufnahme und der Prozess-Analyse
- Entwicklung, Bewertung und Abstimmung der Lösungsszenarien
- Bereichsbezogene Darstellung der Problemfelder und Lösungsalternativen
- Herleitung eines unternehmensweites DMS-Gesamtkonzeptes für den Kunden
- Ableitung der organisatorischen und technischen Konsequenzen für den Kunden
- Schätzung der groben Kosten inkl. Aufwandsschätzung der Umsetzungsstufen
- Bewertung der Nutzenpotenziale
- Entwicklung eines Stufenplans für die Umsetzung des DMS-Gesamtkonzeptes
- Empfehlung zur Projektorganisation
- Erste Eingrenzung relevanter Hersteller und Produkte
- Dokumentation und Abschlusspräsentation
Abstimmung im Projektteam, Endpräsentation, Übergabe der Dokumentation
Übergebene Ergebnisse:
Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse, die in einem DMS-Grobkonzept zusammengefasst sind:
- Dokumentarten und Belegmengen (je Untersuchungseinheit, z.B. Abteilung etc.)
- Identifizierte Probleme (je Untersuchungseinheit)
- Konkrete DMS-Nutzenpotenziale (je Untersuchungseinheit)
- Funktionale und technische Anforderungen (je Untersuchungseinheit)
- IT-Besonderheiten
- Darstellung der Lösungsvarianten
- Gewichtung/Bewertung der Anforderungen (Priorisierung des Handlungsbedarfs der Untersuchungseinheiten zueinander)
- Darstellung der Auswirkung auf Technik und Organisation des Kunden
- Identifizierung der Projektschritte
- Potenzielle Anbieter
- Zeit- und Kostenschätzung
- sowie Dokumentation des Kick-Off Workshops und der Endpräsentation
Werkzeuge, Methodik:
Im QuickStart-Paket kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz, die es erlauben, die Dauer solcher Projekte erheblich verkürzen:
- DMS-Anwendungscheckliste
- Problemidentifikation und Nutzenpotenzialermittlung anhand von Fragebogen
- DMS-Grobkonzeptrahmen
Interessiert an Details?
Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:
- Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
- oder Sie rufen uns an: 06196 999-090
- oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas