2-Tage Intensiv-Seminar für Fach- und Führungskräfte
Agenda Tag 1
09:00 – 09:15 | Begrüßung | ||
Vorstellung der Agenda, Teilnehmer und Referenten. | |||
09:15 – 10:15 | Einführung und Überblick | ||
Grundlegende Begriffserläuterungen: kaufmännische und vermeintlich „echte“ Archivierung, DMS, ECM, EIM, Workflow, Collaboration. Aktuelle Marktsituation und Entwicklung der Anbieterlandschaft. Neue Anforderungen der Anwender: Tablets, Mobile & Offline, Cloud, Workflow, Ablösung Gruppenlaufwerk, Einbindung Externer, neue Formen der Büroarbeit für Knowledge Worker. | |||
10:15 – 11:00 | Dokument- und Dateiformate | ||
Erläuterung der Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dokument- und Dateiformate, wie PDF/A, TIFF, ZUGFeRD 2.0 und XRechnung. Wann man native Formate (z. B. aus MS Office) aufbewahren sollte (und darf). Welche Formate sich technisch nicht in PDF konvertieren lassen. Hinweise bei nicht-augenlesbaren Belegen wie XRechnung, SWIFT, EDI, DALE etc. Warum das Auslesen/Erkennen der Attribute viel wichtiger ist als die Formatfrage. | |||
11:00 – 11:15 | Kaffeepause | ||
11:15 – 12:15 | Dokumentenerfassung | ||
Erläuterung der Aufgaben bei der Erfassung analoger und digitaler Dokumente. Typische Fragestellungen: Zentrales oder dezentrales, frühes oder spätes Scannen? Inhouse oder Dienstleister? Was tun mit Altakten? Erfassung und Ablage elektronischer Individualunterlagen aus MS Office, Outlook oder Filesystem und wie umgehen mit Massendrucksachen? | |||
12:15 – 13:15 | Mittagspause | ||
13:15 – 14:15 | Automation der Dokumentenerfassung | ||
Erläuterung der wesentlichen Bausteine: Texterkennung (OCR), Klassifikation und fachliche Zuordnung. Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR), Einflussfaktoren für die Erkennungsrate. Anforderungen zur Integration mit nachgelagerten Fachanwendungen. | |||
14:15 – 14:45 | „Standardlösung“ Kreditorenworkflow | ||
Unterschiede der Produkte zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung. Erläuterung der kaufmännischen Funktionen: Rechnungsvarianten, Rechnungseingangsbuch, Regelwerke für Prüfung und Freigabe, Arbeitskorb und ERP-Integration. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. Hinweis: Die Zöller & Partner-Marktübersicht „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung“ ist Teil der Seminarunterlagen. | |||
14:45 – 15:00 | Kaffeepause | ||
15:00 – 16:15 | Unterscheidungsmerkmale der DMS- / ECM-Lösungen | ||
Unterscheidungsmerkmale moderner DMS- / ECM-Lösungen wie beispielsweise: Erfassung, Verwaltung versionierter (lebender) Dokumente, native Apps für Tablets, Mobile & Offline-Nutzung, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln, Volltext- und Attributsuche, E-Akte, Multi-Format-Viewing, Postkorb /Workflow, Integration mit PC- und Fachanwendungen. Abgrenzung zu File-Server und Collaboration-Angeboten. Die aktuelle 900-seitige Zöller & Partner DMSMarktübersicht mit detaillerten Funktionsübersichten ist Teil der Seminarunterlagen. | |||
16:15 – 17:00 | E-Mail-Archivierung | ||
Die 3 Varianten der Mail-Archivierung (journal-, regel- und anwenderbasierte Mail-Archivierung) und deren ab- bzw. zunehmende Bedeutung. Erläuterungen der Funktionalität und der Integrationsanforderungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, verschlüsselte und private Mail, Viren- und Spamfilter. Hinweise für die Betriebsvereinbarung. |
Agenda Tag 2
08:30 – 09:15 | Workflow |
Erläuterung der „Workflow“-Varianten für Umlauf-, Freigabe- und Vorgangsworkflow. Was man bei der Systemauswahl beachten sollte: Werkzeuge zur Prozessmodellierung, Client-Funktionen, Entwicklungswerkzeuge, Systemintegration, Monitoring und Reporting. Typische Stolpersteine aus der Praxis bei Konzepterstellung. Organisatorische Konsequenzen der Workflow-Einführung. | |
09:15 – 10:00 | Integration mit Fachanwendungen |
Erläuterung wichtiger Integrationsaufgaben: a) Konzeption der Verknüpfungsszenarien für frühe und späte Erfassung für Ein- bzw. Ausgangsdokumente; b) Rechercheintegration: Zugriff auf ECM-Funktionen aus externen Fachanwendungen, c) Prozessintegration. Hinweise auf Aufgaben zu Zugriffsschutz und Transaktionssicherheit. | |
10:00 – 10:45 | DMS / ECM und SAP |
Erläuterung der relevanten SAP-Komponenten: ArchiveLink, EasyDMS bzw. dessen Nachfolger Document Center, DVS, PLM, SAP BPM und SAP Business Workflow, SAP ILM, NetWeaver-Portal, Mobile Documents. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen. Was man bei Einsatz von S/4HANA beachten sollte. Abgrenzung CMIS versus ArchiveLink in der SAP-Welt. | |
10:45 – 11:00 | Kaffeepause |
11:00- 12.15 | Rechtsgrundlagen |
Steuerliche und andere rechtliche Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung. Aktuell in der Diskussion: die Neuerungen der GoBD 2.0 und die häufigsten GoBD-Missverständnisse, Zulässigkeit des ersetzenden Scannens im privaten und öffentlichen Bereich, DS-GVO und BDSG-Neu, E-Mail-Archivierung, die Bedeutung elektronischer Signaturen und Siegel. | |
12:15 – 12:45 | Erstellung einer Verfahrensdokumentation |
Erläuterung, Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Ein 60-seitiges „Verfahrensdokumentation- Whitepaper“ und eine Projekt-Checkliste sind Bestandteil der Seminarunterlagen. |
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12:45 – 13:45 | Mittagspause |
13:45 – 15:00 | Projektwerkzeuge, Anbieter- und Systemauswahl |
Erläuterung einer praxiserprobten Vorgehensweise zur Erarbeitung einer Lösungskonzeption für Archiv- / DMS- / ECM-Projekte. Herausforderungen bei Anforderungsanalyse und Umsetzung. Tipps für die Projektorganisation. Vorstellung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten. Empfehlungen zur Anbieter- und Systemauswahl. | |
15:00 – 15:15 | Kaffeepause |
15:15 – 16:00 | Fortsetzung Anbieter- und Systemauswahl |
Besonderheiten und Tipps für öffentliche Vergabeverfahren. Vorstellung von Projektwerkzeugen und Tipps für Anforderungskatalog, Preisabfrage, Fachkonzept. Wie man Endanwender einbezieht und Projektakzeptanz schafft. | |
16:00 – 16:30 | Kosten- und Nutzenaspekte |
Tipps zur Ermittlung quantifizierbarer und qualifizierbarer Nutzeneffekte. Sonderteil: Compliance-Checkliste (welche regulatorischen Risiken werden durch DMS konkret vermieden). Kostencheckliste zur Ermittlung von Kosten und Aufwand. Werkzeuge zur Nutzenermittlung und Projektbeispiele aus der Praxis. | |
16:30 – 16:45 | Abschließende Empfehlungen |
16:45 | Ende der Veranstaltung |